Контроль над выполнением поставленных задач – одно из слагаемых успешного бизнеса. Эта важная управленческая функция повышает качество работы, обеспечивает соблюдение стандартов и дает компании производственную стабильность. Однако некоторые руководители, войдя во вкус, готовы устанавливать практически тотальную слежку за подчиненными, теряя лучшие кадры и удивляясь потом, почему результаты не соответствуют ожиданиям. Как организовать эффективную систему контроля, которая поможет достигать поставленных целей, но при этом не будет висеть над сотрудниками дамокловым мечом, нервируя их и накаляя обстановку в коллективе? Разберем по порядку.

Для чего нужен контроль?

Координация бизнес-процессов позволяет руководителям:

• выявлять и исправлять ошибки, допускаемые на различных этапах, еще до наступления необратимых последствий;
• не допускать нарушения установленных сроков, срыв которых может привести к убыткам, потере клиентов и другим отрицательным результатам;
• оценивать реальный вклад в работу команды каждого сотрудника, поощряя старательных и выявляя лентяев;
• укреплять дисциплину и повышать производительность труда, оптимизируя распределение задач, а также временных и финансовых ресурсов;
• достигать успешных и стабильных бизнес-показателей.

Вопреки сложившемуся мнению, адекватный контроль имеет свои плюсы и для сотрудников:

• успешное развитие бизнеса открывает новые карьерные возможности;
• повышение зарплаты и выплата премий становятся наградой для тех, кто этого действительно заслуживает;
• нормализуются взаимоотношения между сотрудниками, что создает благоприятную офисную атмосферу: самым трудолюбивым не приходится «пахать» за коллег-бездельников и тащить общий воз в одиночку.

Варианты контроля

Итоговый

Мечта руководителей – вид контроля, при котором оцениваются финальные результаты работы. Такой способ подходит только для надежных и ответственных сотрудников, мотивированных на результат. Они точно знают, что от них требуется, у них не надо «стоять над душой», постоянно подгоняя и направляя. Но каким бы опытом не обладал работник, необходимо четкое и подробное разъяснение поставленной задачи. Риск такого вида мониторинга в том, что ошибка на одном из этапов может увести «не в ту степь», и результат окажется неверным. Чтобы этого избежать, нужно объяснить подчиненным, что в случае возникновения сложностей у них всегда есть возможность задать дополнительные вопросы.

Поэтапный

Большой проект или объемная задача разбивается на несколько этапов, по окончании каждого из которых осуществляется контроль. Утверждается график выполнения и сроки предоставления промежуточной отчетности. Такой способ отнимает больше времени у руководителя, чем предыдущий, зато он будет уверен, что все идет по плану, и сможет пресечь ошибки на той стадии, когда их еще можно исправить. У данного вида контроля есть неоспоримые плюсы. Во-первых, сотрудникам предоставляется свобода действий в рамках промежуточных задач. Во-вторых, есть возможность своевременного выявления форс-мажорных обстоятельств, когда, например, кто-то внезапно заболел или просто физически не успевает выполнить работу в срок. В случае возникновения накладок задания быстро перераспределяют между коллегами.

Периодический

Устанавливаются сроки проведения проверок – ежедневно, еженедельно, в конце месяца и т. д. Главное – выбрать оптимальную периодичность, чтобы поддерживать дисциплину, не демотивируя при этом сотрудников. Кому-то можно установить индивидуальные сроки предоставления отчетности, например, работникам-прокрастинаторам: тем, кто привык откладывать важные дела до последнего, время от времени просто необходим «волшебный пендель» и правильный настрой.

Выборочный

Руководитель сам решает, когда и на каком этапе проконтролировать кого-либо из подчиненных. Эффект внезапности позволяет оценить реальное положение дел, но создает стрессовые ситуации для работников, которые постоянно вынуждены находиться в полной боевой готовности. Поэтому основания для применения такого вида мониторинга должны быть серьезными. Например, предстоящая проверка организации контролирующими или вышестоящими органами, необходимость выявить причины низких результатов работы одного из подразделений либо определенного сотрудника и т. д.

Методы контроля

Рабочие совещания и планерки

Популярный метод мониторинга, позволяющий не только контролировать работу сотрудников, но и сообща обсудить возникающие проблемы и пути их решения. В зависимости от ситуации встречи могут проходить в различных форматах – очно или онлайн, в виде ежедневных летучек или серьезных ежемесячных совещаний. Основная задача – не превращать их в формальность, заранее выстраивая структуру и определяя темы для обсуждений.

Ведение отчетности

Традиционный метод, позволяющий руководству дисциплинировать подчиненных и контролировать процесс выполнения задач. Ежедневно или раз в неделю сотрудники отправляют отчеты о проделанной работе либо вносят данные в общие онлайн-таблицы. Важно, чтобы предоставляемая информация содержала конкретные дела и достижения, а не размытые формулировки.

Использование CRM-систем

С их помощью можно контролировать деятельность сотрудников, автоматизировать бизнес-процессы и отслеживать статистику. Руководитель в любой момент имеет возможность просмотреть данные по завершенным и реализуемым задачам, установленные дедлайны и оценить эффективность работы подчиненных. С помощью системы также можно отследить деятельность тех, кто трудится на удаленке.

Применение KPI

Ключевые показатели эффективности являются индикатором, позволяющим оценить производительность сотрудников. KPI дают возможность проанализировать результаты, достигнутые за определенный период. Для отдельных работников или подразделений устанавливают конкретные цели и показатели. Основное условие – они должны быть достижимыми. Иначе вместо замотивированной команды можно получить группу людей, выполняющих работу на отвали: зачем стараться, если нужный результат все равно недосягаем и премия никому не светит.

Технический контроль

Видеонаблюдение. Установка видеокамер целесообразна, когда целью является предотвращение хищений и других противоправных действий, например, на складе или в пункте самовывоза.  Иногда руководители просто хотят держать сотрудников «под колпаком у Мюллера», подключая камеры в офисе и периодически наблюдая за тем, чем заняты подчиненные. Однако надо понимать, что такие игры в шпионов нравятся далеко не всем специалистам. Многие воспринимают это как недоверие и не готовы трудиться в условиях тотального контроля. Если все же работодатель решает использовать данный метод, не следует забывать, что условие о видеонаблюдении должно быть отражено в ЛНА, а у сотрудников требуется получить письменное согласие.

Аудиозапись телефонных переговоров. Чаще всего метод используют для улучшения качества обслуживания клиентов, предупреждая об этом обе стороны диалога. Записи разговоров прослушивают выборочно, чтобы оценить, насколько вежливо и профессионально общается сотрудник, а также для разрешения спорных ситуаций.

Установка специализированных программ. С их помощью ведут учет рабочего времени, а также отслеживают, чем именно занимается подчиненный на своем ПК. Цель такого метода контроля – отслеживать информацию о рабочей активности сотрудников, а также о продолжительности сделанных перерывов.

Зная особенности своей компании, каждый руководитель самостоятельно определяет, какие методы контроля работы персонала и в каком сочетании для нее подходят. Разрабатывая эффективную систему мониторинга, важно соблюсти баланс и не забывать о здравом смысле. Полное отсутствие проверок приводит к снижению качества работы, а общий результат не дает возможности оценить личный вклад каждого. Но и тотальный контроль имеет негативные последствия. Отсутствие доверия к подчиненным, ограничение свободы действий быстро приведут к снижению мотивации, а постоянные проверки просто не оставят команде и самому руководителю шансов на нормальную работу.