Менеджер по персоналу работает с людьми и нередко ему приходится вести неприятные разговоры. Например, отказывать соискателю в трудоустройстве. Кто-то это делает в письменном виде, кто-то по телефону, но делают это абсолютно все рекрутеры.

Последствия «неправильного» отказа могут отразиться не только на кадровом сотруднике, но и на компании в целом. В российском законодательстве есть статья 64 ТК РФ, регламентирующая необходимость письменного ответа в причине отказа соискателю. Она встает на защиту соискателей и может принести компании немалые штрафы за отказ в устройстве на работу неадекватному соискателю.

Давайте разберем основные рекомендованные шаги, которые необходимо сделать, чтобы минимизировать эти риски.

Рекомендация 1. Составьте максимально полный пакет документов по должности, отобразите их во всех требуемых локальных актах. Пропишите должность в штатном расписании и составьте должностную инструкцию с указанием принятых профессиональных стандартов. Не забудьте подготовить соответствующие приказы для них.

Помните, что должностная инструкция должна четко отражать как функциональные обязанности, так и личностные и деловые качества подходящего под должность кандидата.

Рекомендация 2. Подготовьте документы по охране труда. Для этого проведите специальную оценку условий труда, подготовьте программу и инструкции по охране труда на вакантную должность. Закрепите все документы приказами организации.

Рекомендация 3. Формализуйте процесс отбора. Это самая сложная задача, но именно этот блок будет в итоге фигурировать в ваших взаимоотношениях с соискателем. Он во многом субъективен и мало оцифрован. Давайте рассмотрим, что нужно сделать, чтобы минимизировать риски:

1. Разработайте и утвердите приказом Положение о наборе и оценке персонала. Это не пустой текст с описанием, что потребуется делать. Данный документ должен включать в себя весь трудовой процесс, желательно с образцами документов, приложениями, локальными актами и ссылками на ТК РФ.

2. Определитесь с методологией оценки. Она включает: согласие на обработку личных данных, телефонные скрипты, внутреннюю анкету, систему баллов и оценок, виды интервью. Так вы будете объективнее при отборе. Постарайтесь привлечь к процессу оценки еще 2-3 сотрудников компании. Желательно, чтобы они заранее прошли обучение по отбору персонала, и закрепили знания свидетельствами или сертификатами.

   Рекомендуем не переусердствовать с тестами и методиками, иначе будет сложно объяснить реальную необходимость их использования при оценке соискателя на должность.

3. Опишите в Положении о наборе и оценке персонала деловые качества подходящего кандидата. Для этих целей можно использовать готовые модели компетенций Lominger. Чтобы не прописывать их на каждую должность, разделите структуру компании на группы и для каждой определите пакет компетенций: топ-менеджеры, линейные руководители, специалисты и т.п. Это значительно облегчит набор персонала, и даже работу с кадровым резервом.

4. Стандартизируйте процесс отбора персонала. Разработайте нужные бланки в электронном и/или бумажном формате. Заполняйте листы оценок, где проставлены ФИО кандидатов, компетенции и сотрудники, которые задействованы в отборе. Таким образом, вы создадите доказательную базу, которую сможете использовать в судебном споре в качестве возражения на иск в неправомерности отказа.

   В процесс стандартизации также включают подготовку типовых и индивидуальных форм отказов на сайтах по трудоустройству, телефонных разговоров и разработку писем с объяснением отказов. К последним нужно отнестись с особым вниманием, т.к. в случае иска именно письмо будет фигурировать на суде.

При отказе кандидату в приеме на работу укажите ему причину отказа в максимально мягкой и корректной форме, укажите на методологию оценки компетенций. Если готовы рассмотреть резюме соискателя на другую должность, сообщите ему об этом.

Важно понимать, что такое письмо не является стопроцентным юридическим документом. Это что-то вроде «мостика», который соединяет кандидата, заинтересованного сотрудничестве и объективном процессе отбора и работодателем, желающего нанять на работу лучших специалистов. Цель такого письма – наладить коммуникацию, удовлетворить запрос соискателя и четко объяснить позицию работодателя.

Если у вас нет ресурсов на все эти мероприятия, то можете оставить процедуру отказов неподходящим соискателям в прежнем формате. Но не забывайте, что всегда есть риск нарваться на штрафы из-за исков несогласных с решением неадекватных соискателей.

Желаем всем успешного подбора персонала и понимающих кандидатов!