Благодаря современным гаджетам, удалённому доступу к корпоративной почте, а теперь ещё и рабочим чатам в мессенджерах (Telegram, WhatsApp, Viber) работодатель позволяет своим сотрудникам (или требует) всегда оставаться на связи. Современный менеджер всегда на рабочем посту – по вечерам, на выходных и в отпуске. Это явление стало настолько распространённым и породило столько проблем, что маятник качнулся в обратную сторону. В некоторых западных компаниях в нерабочее время прием сообщений на корпоративных смартфонах блокируется, а во Франции на «право на отключение» – определить, в какие промежутки времени можно не отвечать законодательном уровне принято положение о том, что работодатель обязан обсудить с каждым сотрудником на электронную почту.

Давайте обсудим, каким образом выстроить корпоративную культуру, чтобы рабочие коммуникации были не только эффективными, но и не провоцировали профессиональное выгорание сотрудников.

Плюсы круглосуточного доступа «к телу» специалиста очевидны, поэтому стоит сделать упор на минусах:

• Согласно ряду исследований, когда нет четкого разделения рабочего и личного времени, возникает постоянный стресс, мешающий полноценному отдыху и восстановлению. При этом совершенно необязательно, чтобы сотрудника действительно постоянно теребили посреди ночи – само ожидание возможного звонка уже формирует невроз.
• По статистике, менеджеры получают письмо на корпоративную почту каждые 5-10 минут и в большинстве случаев стараются на него мгновенно отреагировать. (В некоторых компаниях, если не отвечаешь на сообщение начальника в течение нескольких минут, то тут же получаешь разгневанный звонок. А если ещё и трубку не взял, то последует лекция о том, что телефон нужно брать с собой даже в туалет.) При этом, чтобы собраться с мыслями и полностью погрузиться в написание отчета/исследования/концепции и пр., требуется от 5 до 15 минут. В итоге получается, что сотрудника постоянно выдёргивают из потока размышлений и эффективность рабочего процесса существенно снижается.

Понятно, что есть профессии, при которых действительно нужно быть всегда на связи, например, хирург, которого могут вызвать на экстренную операцию, или журналист, получающий горячую новость в 23.00. Но в подавляющем большинстве случаев обычным офисным работникам никаких пожаров тушить не приходится, и все «супер-срочные» сообщения вполне могут подождать начала следующего рабочего дня.

Часто от требования быть постоянно на связи с клиентом страдают менеджеры по продажам в сегменте В2С. Под девизом «Это же ваши деньги» их обязывают отвечать на звонки покупателей во внеурочное время, даже если последним захотелось поговорить по душам в районе полуночи. И продавцам приходится доказывать, что они тоже люди, имеющие право на уважение и отдых.

А что с точки зрения закона?

Иногда работодатель хочет прописать в трудовом договоре обязанность сотрудника быть на связи 24 часа в сутки, особенно если ему оплачивается мобильная связь. Однако с точки зрения Трудового кодекса РФ это нарушение права работника на отдых, и такое условие может быть признано ничтожным.

Если же компания всё-таки хочет официально закрепить за собой право беспокоить сотрудника во внерабочее время, ему должен быть установлен гибкий график работы со всеми вытекающими официальными последствиями.

Впрочем, большинство людей сами готовы постоянно быть на связи. Так, 80% сотрудников абсолютно добровольно ежедневно проверяют рабочую почту во время отпуска. Чтобы быть в курсе дел и не пришлось разгребать завалы после возвращения (хотя скорее это свидетельствует о недоверии коллегам и неумении правильно передавать дела). Особенно рьяно отказываются проводить границы между работой и отдыхом увлечённые собственники бизнеса, для которых дело и хобби – одно и то же. И недавно назначенные начальники, для которых каждый звонок в выходной и каждое письмо в отпуске – подтверждение их значимости и незаменимости. Сложности начинаются, когда человек «наелся» и хочет освободиться от круглосуточной коммуникации, но и подчиненные, и вышестоящие руководители привыкли к существующему положению дел.

Рекомендации по установке корпоративных правил информационной гигиены:

1. Договоритесь о сроках реагирования на электронные письма, SMS и сообщения в мессенджерах во внерабочее время. Обычно если начальника посещает вдохновение в два часа ночи, он спешит написать сообщение сотруднику, чтобы не потерять мысль, но совершенно не ждёт от последнего мгновенной реакции. Но сотрудник-то об этом не знает!
2. Договоритесь, в какое время за пределами рабочего дня можно звонить друг другу и по каким поводам.
3. Договоритесь о сроках реагирования на электронные письма в рабочее время. Например, что сотрудники должны отвечать на послания в течение 2-4 часов, а не сразу после получения. Если же вопрос срочный, то можно позвонить или прислать сообщение в мессенджере.
4. Обсудите этикет деловой переписки: когда и кого нужно ставить в копию, всегда обозначать тему письма, правила присвоения статуса «Важно»; сокращения и аббревиатуры в теме для оптимизации переписки (например, БО – «без ответа», когда ответ не требуется) и пр.
5. Введите правило, что каждый сотрудник, отбывающий в отпуск, должен установить на электронную почту автоинформирование: как долго его не будет и к кому можно обратиться вместо него по рабочим вопросам.
6. Если нужно, чтобы те же менеджеры по продажам, специалисты по работе с клиентами и пр. отвечали покупателям во внерабочее время, организуйте среди них дежурство и настройте переадресацию звонков.
7. Обсудите приемлемые часы для связи с удалёнными сотрудниками/фрилансерами. Например, они с готовностью ответят на все сообщения до 24.00, но категорически против утренних звонков. Или, наоборот, если фрилансер закончил работу над задачей в 5 утра, не нужно тут же строчить вам сообщение в Telegram.
8. Если в компании работает больше нескольких человек и принято использовать мессенджер, создавайте специализированные чаты – делите их по направлениям деятельности или проектам, чтобы не отвлекать сотрудников, которых тема не касается.
9. Выясните, как можно обратиться в общем чате к конкретному сотруднику в вашем мессенджере: использовать его имя или вариации имени, на которые сам сотрудник настроит уведомления. Чтобы ваши работники не боялись отключиться от online-обсуждения и пропустить что-то важное.
10. Пропишите принятые правила и знакомьте с ними всех новых сотрудников.

Есть ещё ряд советов, например, отключить звуковые и визуальные уведомления о приходе письма или сообщения, использовать правило «одного контакта» при работе с электронной почтой и т.д. Но они уже относятся к вопросам тайм-менеджмента и личной эффективности.

***

Успейте получить свой новогодний подарок от кадрового агентства JobHelp – «Пакет услуг на 1 месяц» за 9 000 руб. до 31 декабря 2017 года. Это предложение включает в себя:

• консультацию по подготовке вакансии к публикации
• краткий анализ рынка вакансий
• размещение вакансии на сайтах hh.ru, SuperJob.ru, Rabota.ru с направлением откликов в личный кабинет заказчика
• скрининг (подбор) резюме

Подробности читайте в новости «Акции и скидки декабря: в Новый год без горящих вакансий» или узнавайте по тел. 8 800 700-87-62