Мы проводим на работе 8 часов в день 5 дней в неделю (а то и гораздо больше), но часто ли вам встречаются комфортные и уютные офисы? И можно ли так охарактеризовать ваш офис? Оглянитесь вокруг, как будто вы впервые попали в это пространство – вам захотелось здесь остаться и поработать? Если нет, то, возможно, стоит что-то изменить прямо сейчас. О грамотной планировке и оформлении рабочего помещения стоит задумываться не только во время переезда в новый бизнес-центр. Возможно, перекрасив стены, переставив мебель и выделив закуток для архива, вы повысите качество рабочего процесса, а заодно производительность и лояльность вашего персонала.

 

Итак, пойдём по порядку.

 

Приёмная

Не каждой компании нужно отдельное помещение под приёмную, но даже в самом маленьком офисе должна быть зона встречи посетителей, где они смогут дождаться нужного им сотрудника – с удобными креслами и вешалкой для одежды.

 

Стоит задуматься, нужна ли вам классическая ресепшн-стойка. Особенно комично сочетание массивной стойки и миниатюрной девушки-офис-менеджера, когда все входящие видят в лучшем случае её макушку.

 

Зона ресепшн – лицо всей компании. Обычно её оформляют в фирменных цветах, она призвана отражать корпоративный дух и культуру. Здесь место всем дипломам и наградам, полученным вашей организацией.

 

Отдельные кабинеты или оупен-спейс?

Принято считать, что открытая планировочная система пришла к нам из США и Европы. Однако стоит вспомнить фильм «Служебный роман», чтобы убедиться, что её активно применяли и в советских конторах.

 

Преимущества оупен-спейса:

1. Максимально эффективное использование пространства офиса, нет лишних коридоров. Соответственно, можно арендовать/покупать помещение меньшей площади.
2. Простота коммуникаций между сотрудниками. Для делового (и не только) разговора не нужно выходить из кабинета и куда-то идти. Всегда видно, есть ли нужный человек на месте, занят ли он беседой с кем-то другим или свободен. Особенно удобно для групп сотрудников, работающих над одним проектом. По наблюдениям компаний, поменявших кабинетную планировку на открытую, временные затраты на общение сокращаются на 25-30%.
3. Можно одновременно демонстрировать демократизм в управлении (если начальник занимает соседний стол с подчинёнными) и держать всех под контролем.
4. Работающие вместе сотрудники разных отделов гораздо лучше представляют, кто и чем занят в компании. Уменьшается эгоцентризм («одни мы тут за всю компанию пашем, а что остальные делают – непонятно»), повышается командный дух, улучшается взаимодействие между подразделениями.

 

Недостатки оупен-спейса:

1. В больших пространствах обычно невозможно рассадить всех сотрудников в пределах 4 м от окна. Соответственно, нужны дополнительные затраты на организацию хорошего освещения.
2. Опять же из-за размеров пространства может быть сложно обеспечить хорошую вентиляцию (если в здании не предусмотрено центральное кондиционирование).
3. Отсутствие приватности может негативно восприниматься некоторыми людьми.
4. Отсутствие звукоизоляции – сотрудники могут мешать друг другу разговорами между собой и по телефону.
5. Сложно выполнять работу, требующую высокой сосредоточенности, – в любой момент сотрудника могут отвлечь.
6. Может быть неудобно принимать посетителей (если для этих целей не выделено отдельное помещение).

 

Есть отделы, которые «конфликтуют» друг с другом, оказавшись в оупен-спейсе. Например, сосредоточенные бухгалтеры или юристы и шумные менеджеры по рекламе и PR, у которых то креативный мозговой штурм, то организационный аврал перед выставкой.

 

Разговоры менеджеров по продажам с клиентами (особенно физическими лицами) могут вызывать повышенный интерес остального «народонаселения» оупен-спейса. В итоге и продавцам так работать неловко, и остальные постоянно отвлекаются от своих прямых задач.

 

Вопрос приватности часто решают за счёт перегородок между столами. Они могут быть чисто символическими (низкими и прозрачными) или довольно высокими, так что получаются характерные «кубики». Заодно улучшается звукоизоляция, правда, могут стать хуже освещённость и вентиляция.

 

Ольга, маркетолог: «Одно время я работала в оупен-спейсе, где столы стояли тесно, но не в линию, а под различными углами друг к другу. Перегородки между ними были из полупрозрачного пластика с острыми краями, на которые все сотрудники постоянно наталкивались. К царапинам на руках я уже привыкла, но вот когда порвала своё лучшее платье за полчаса до публичного выступления, захотелось предъявить счёт тому, кто всё это придумал».

 

Одна из последних тенденций в офисном дизайне – всё-таки формировать полностью или частично замкнутые пространства за счёт прозрачных перегородок от пола до потолка: всем всё видно, свет проникает внутрь, но ничего не слышно.

 

Места для «наказанных» сотрудников

Самое психологически некомфортное место в офисе – спиной ко входу. Обычно если сотруднику достаётся такой стол, то он стремится как можно скорее «переехать». В итоге места спиной к двери достаются новичкам в компании, усиливая их стресс от перехода на новую работу.

 

Также весьма некомфортным для человека может быть место спиной к окну. Особенно если окно панорамное, а этаж высокий. Причём сотрудник может не осознавать, что это положение вызывает у него дополнительное психологическое напряжение, но оно всё равно будет.

 

Чтобы не провоцировать извечную офисную борьбу между теми, кому дует и кому душно, старайтесь не располагать рабочие места под кондиционерами и рядом с окном, которое регулярно открывается для проветриваний.

 

Отдельные кабинеты для руководителей

Это ещё один вопрос, при рассмотрении которого возникают разнообразные «за» и «против».

 

Почему руководителю не нужен отдельный кабинет:

1. В отдельном кабинете начальник сразу же отрывается от коллектива, перестаёт быть в курсе всех событий в жизни офиса. В нём банально скучно.
2. Теряется лёгкость, неформальность общения с подчинёнными. По самому элементарному поводу приходится просить работника зайти (а вызов к начальству для многих – уже микростресс), самому каждый раз выбираться из кабинета или пользоваться телефоном и электронной почтой (что обычно хуже личного контакта).

 

Бывает, что, получив вожделенный отдельный кабинет, начальник через какое-то время уступает его кому-то ещё, а сам возвращается в общий кабинет или оупен-спейс.

 

Почему руководителю необходим отдельный кабинет:

1. Как только человек становится начальником, на его внимание начинают претендовать гораздо больше людей. Если руководитель находится «в свободном доступе», его всё время дёргают, не давая сосредоточиться на основных задачах.
2. Нужно помнить о правиле «хвалить публично, ругать лично». Поэтому распекать нерадивых подчинённых лучше в собственном кабинете, а не перед всем остальным коллективом. Впрочем, для этих целей можно использовать переговорную или любое другое обычно пустующее помещение (если оно есть).
3. Отдельный кабинет нужен, если у руководителя по роду его деятельности много встреч, например, с поставщиками, подрядчиками и прочими партнёрами.

 

Поэтому в современных офисах чаще всего линейные руководители работают вместе со своими сотрудниками (иногда им выделяют приватную зону теми же прозрачными перегородками), а для топ-менеджмента организуются отдельные кабинеты.

 

Переговорная

Всегда ли нужно отдельное помещение для переговоров? Однозначно да! Вот для чего вам может пригодиться переговорная:

• Собственно для переговоров с различными партнёрами и контрагентами;
• Для встреч с клиентами (если под эти цели не выделено специальное пространство);
• Для совещаний разных групп сотрудников, встреч руководителей с подчинёнными;
• Для общих собраний и корпоративных праздников;
• Для внутрикорпоративного обучения, семинаров и тренингов;
• Для просмотра презентаций, организации видеоконференций и т.д.
• Для сотрудников, которые любят громко разговаривать по телефону и ходить при этом.
• Для встречи всех женщин/мужчин вашего коллектива, чтобы обсудить подарки и поздравления на 23 февраля/8 марта.

 

Иногда под переговорную функцию выделяют обособленную зону в оупен-спейсе, но, как показывает практика, это неудобно: некоторые встречи проходят слишком бурно, а некоторые разговоры должны оставаться конфиденциальными. К тому же для просмотра слайдов, презентаций и т.п. желательна возможность затенить помещение.

 

Не хватает одной переговорной? Можно дополнить её «stand-up meeting» - местами для переговоров в положении стоя (хорошо сказываются на оперативности встреч). Или заведите систему бронирования совещательной комнаты.

 

Архив

Некоторые отделы производят большое количество бумажных документов по роду своей деятельности (та же бухгалтерия или юристы), а другие сотрудники – просто «плюшкины», которым выбросить любую бумажку, что от сердца оторвать.

 

Не стоит загромождать офисное пространство бесконечными шкафами. Лучше выделить под архив отдельное помещение и организовать в нём эффективную систему хранения от пола до потолка. Если часть документов уже давно не нужна, но хранится, например, по требованию законодательства, можно снять под архив комнату на другом этаже или даже в другом здании, чтобы сэкономить на арендных платежах.

 

Сами шкафы стоит приобретать с дверцами, иначе бумаги накапливают огромное количество пыли. И хотя бы раз в год проводить «генеральную уборку», буквально принуждая сотрудников расхламляться, а потом вызвать специалистов по утилизации документов. Ещё лучше внедрить элементы электронного документооборота или хотя бы хранить все служебные записки и пр. в отсканированном виде.

 

Хранить на работе приходится не только бумаги. Например, отдел рекламы и PR часто обрастает рекламной и сувенирной продукцией. Этот процесс происходит постепенно, но в итоге часть офиса становится похожа на склад, а сотрудники пробираются к своим местам через штабеля коробок. Выделите им небольшую кладовую.

 

Кухня-столовая

О том, как организовать питание в компании, мы подробно писали в материале «Корпоративная печенька: стоит ли кормить сотрудников в офисе?». Если в вашей организации не принято компенсировать стоимость обедов полностью или частично, то стоит предусмотреть корпоративную кухню в отдельном помещении или хотя бы маленьком закутке. В идеале это должна быть комната с раковиной (чтобы упростить уборку) и холодильником, но пусть это будет хотя бы стол с микроволновкой и кофеваркой, за которым можно нормально пообедать.

 

Таким образом сотрудники смогут трапезничать не на рабочих местах, вы убережёте клавиатуру и документы от жирных пятен и пролитого чая, а посетители не будут наблюдать, как ваши работники разбираются со своими контейнерами.

 

Сотрудники без места

Нет, мы не о модной тенденции организовывать один рабочий стол для нескольких сотрудников, которые часто бывают в разъездах (на практике эта идея оказывается не такой привлекательной, как выглядит в теории). Мы о курьерах, водителях и т.д. У них должно быть свое место для отдыха между заданиями, иначе они будут занимать кресла для посетителей.

 

Цветовое оформление

Общая рекомендация – выдержать оформление офиса в светлых, пастельных тонах с вкраплениями яркого цвета, но без перебора, чтобы он не раздражал и не утомлял. Для помещений на солнечной стороне предлагают оттенки синего и голубого, для кабинетов, куда попадает мало света – тёплые оттенки (светло-жёлтый, песочный, нежный зелёный, игривый розовый).

 

Принято считать, что оформление офиса в серых тонах – самое то: спокойно, интеллектуально, никого не раздражает. Но это не всегда так. Рассказывает Антон, инженер из Санкт-Петербург: «Наша компания арендовала офис в прекрасном бизнес-центре с панорамным видом на воду. Посмотришь в окно где-нибудь в ноябре – серое небо, серый асфальт, серая Нева. Переведёшь взгляд обратно – серые стены, серый пол, серые столы. Тоска, хоть вой!»

 

Для небольших помещений важно визуально расширять пространство: можно использовать белый цвет, зеркала, прозрачное стекло и металл, а в стиле придерживаться минимализма. Просторные помещения будут уютнее, если цвет стен, наоборот, сделать более насыщенным, в коричневой гамме, а для отделки применить фактурные материалы.

 

Обычно оригинальные элементы дизайна предлагают использовать для компаний/отделов с творческой специализацией. Но такая дискриминация не совсем понятна: менеджер по финансам или логист тоже могут оценить забавную картинку на стене, нестандартный дизайнерский ход. Главное, чтобы оформление помещений, в которых часто бывают клиенты и посетители, соответствовало тому имиджу компании, который вы транслируете вовне. А при утверждении дизайнерского креатива (кто бы ни был его автором) следует помнить, что это не один раз взглянуть и повеселиться, а его придётся наблюдать изо дня в день из года в год.

 

Растения в офисе

Зелёные растения всегда радуют глаз и являются самым естественным и привлекательным цветовым пятном. Совсем не обязательно тратить существенные средства на закупку редких пальм в кадках и приглашение специалиста, который будет за ними ухаживать. Но стоит избегать и другой крайности – лиан в жестяных банках и фиалок в ёмкостях из-под йогурта, как в почтовых отделениях старого образца. Наверняка среди ваших сотрудников найдётся садовод-любитель, которому можно выделить небольшой бюджет на приобретение однотипных горшков, земли и нескольких неприхотливых растений.

 

Некоторые модные приёмы

Coffice – гибрид кафе и офиса в одном пространстве. Хорошо подходит для создания душевной, неформальной обстановки при общении с клиентами и посетителями. Иногда становится центром общения всей компании.

Touch down – места для сотрудников с возможностью подключения к локальной сети или Интернету. Это может быть просто мягкий пуф, на который удобно усесться с ноутбуком. Позволяют гибко использовать общее пространство.

Think tank – звукоизолированное помещение для работы одного человека, которому надо сосредоточиться. Предоставляется по требованию на непродолжительное время.

Зона эмоциональной разгрузки – зона с расслабляющим декором и мягкой мебелью, в которой человек может отдохнуть физически и душевно. Может быть дополнена игровыми элементами, например, кикером.

 

В целом, чтобы работалось с комфортом, нашим людям нужно не так много. Но есть базовые вещи: хорошее естественное освещение и вентиляция, адекватный температурный режим, удобная мебель. Если ваши сотрудники зимой стучат по клавишам в перчатках, летом изнывают от жары, а по вечерам у них болит спина и голова из-за нефизиологичного стула, то ситуацию не спасёт самый современный и элегантный дизайн.

 

***

 

Ищете новых специалистов? Закажите услугу «скрининг резюме» в кадровом агентстве JobHelp – получите доступ к базам данных всех ведущих job-сайтов с 4-хкратной экономией. И можете уже сейчас выбирать, где поставить стол для будущего сотрудника.