Очевидно, что самый лучший способ борьбы с горящими вакансиям – это не допускать их возникновения. Однако выполнить это условие так же сложно, как рекомендацию «меньше есть, больше двигаться» чтобы похудеть. Тем более, что рекрутёр гораздо более зависим от внешних факторов, чем любой стройнеющий.

Итак, к вам прибежали с заявкой на подбор с криком, что новый сотрудник должен выйти «вчера». Что можно предпринять? Нужно ли как-то перестраивать стандартную схему работы с вакансией? Не будем тратит время на такие очевидные вещи, как не затягивать с публикацией вакансии или не филонить на рабочем месте, а постараемся копнуть поглубже. Все принципы работы с горящей вакансией можно разделить на превентивные (создание «заделов» на случай «пожара») и оперативные (как именно действовать).

Для начала давайте разберемся, какая вакансия заслуживает определения «горящая». Обычно считается, что это:

• рабочий или линейный персонал (охранники, кассиры и т.п.), на поиск которых у рекрутёра есть меньше недели;
• рядовые офисные специалисты, которых нужно найти меньше чем за 2 недели;
• руководители, на поиск которых осталось меньше 1,5-3 месяцев в зависимости от уровня управленческой должности и прочих факторов.

Стелим соломку (превентивные меры):

1. В процессе ежедневной работы кропотливо ведём базу рассмотренных соискателей (в CRM или хотя бы в Excel), фиксируя все важные для вас параметры. При возникновении горящей вакансии в первую очередь обращаемся к этой базе – там наверняка уже есть кто-нибудь более-менее подходящий.
2. Заботимся о том, чтобы на сайте компании был раздел с открытыми вакансиями и контактами hr-менеджера. Все присланные резюме не забываем заносить в базу соискателей, даже если сейчас они для вашей компании совершенно неактуальны.

Работаем с горящей вакансией:

1. Проводим экспертную оценку заявки на подбор нового сотрудника. Если вы опытный рекрутёр, то сразу увидите, соответствует ли заработная плата ожиданиям от кандидата, нет ли противоречивых требований и т.д. Если вы пока её новичок в рекрутинге, проведите небольшое исследование – сколько обычно хотят получать специалисты такого уровня и пр. Когда времени в обрез, нет ничего хуже, чем потратить его на заведомо бесполезные действия, как это может случиться, если вакансия не соответствует реалиям рынка труда.
2. Тщательно готовим описание вакансии. Чтобы, с одной стороны, не ограничивать поток откликов завышенными требованиями, а с другой стороны, поставить фильтры, отсекающие бесполезные резюме. Например, вы готовы рассматривать на место журналиста кандидатов только с профильным высшим образованием, а бухгалтеров, вдруг почувствовавших в себе тягу к перу, просите не беспокоиться.
3. Не менее тщательно прописываем сценарий представления компании и вакансии, чтобы заинтересовать «пассивных» кандидатов с самого начала телефонного разговора.
4. Используем сразу все каналы рекрутмента, доступные с учётом выделенного бюджета: размещение вакансии на бесплатных и платных job-сайтах, оплата доступа к базам резюме этих сайтов, социальные сети, рекомендации сотрудников компании, привлечение кадровых агентств и т.д.
5. При определении сроков закрытия вакансии не забываем об отработке. С вероятностью 80% кандидат, которого вы выберете, должен будет отработать положенные 2 недели на своем текущем рабочем месте (и это если он не захочет хотя бы недельку отдохнуть между работами). Поэтому если ваш сотрудник принёс заявление на увольнение, у вас на самом деле нет 14 дней на поиск замены, а есть ровно 0. А если учесть 2-3 дня, необходимые на передачу дел, то сроки выполнения заявки на подбор оказываются в категории отрицательных величин.

Можно, конечно, убеждать руководство в том, что датой закрытия вакансии нужно считать не день выхода нового сотрудника на работу, а дату принятия им -. Но по факту начальство волнует именно отсутствие «дырок» между специалистами.

6. Ура, начали поступать резюме. Отсортируйте их по степени привлекательности для вашей компании и начинайте работать с самыми «вкусными». Кандидатов, рядом с которыми вы в уме нарисовали знак вопроса, отложите на потом. Возможно, до них дело вообще не дойдёт.
7. Чтобы не тратить время на пустые собеседования, отсев соискателей при предварительном отборе должен быть жёстким, но оправданным и компетентным. Для этого по максимуму используйте электронную почту (например, для заполнения анкет), телефонные переговоры и интервью по Skype.
8. Проводите групповые собеседования – сразу с несколькими кандидатами. Это допустимо, например, при подборе менеджеров по продажам.
9. Привлекайте внутреннего заказчика (будущего руководителя нового сотрудника) к участию в собеседовании вместе с вами, чтобы сократить число «раундов». Или приглашайте кандидата в такое время, чтобы руководитель мог встретиться с ним сразу после вас, если соискатель вам понравится. Не забудьте предупредить претендента, чтобы он располагал достаточным количеством времени.
10. Если ваш офис располагается так, что кандидату нужно много времени на дорогу, договоритесь о проведении первого собеседования опять же по Skype или встретьтесь в кафе в центре города. Чтобы ваша компания не оказалась последней в списке, куда соискатель идёт на переговоры, из-за неудачного местоположения.
11. Если в потоке резюме видите подходящих кандидатов, сразу сообщите им о своем интересе, даже если не можете организовать с ними встречу прямо сейчас. Чтобы они, успокоившись, что полдела сделано, не так активно откликались на другие вакансии и бегали по собеседованиям. И вы не услышали от них «спасибо, я уже вышел на новую работу», когда у вас всё-таки дойдут до них руки.
12. Если поток откликов большой, обязательно фиксируйте, когда, с кем и с каким результатом вы пообщались, чтобы не звонить одним и тем же кандидатам дважды и, тем более, не проводить случайных повторных собеседований.

Последний важный момент. В ситуации аврала так и тянет отдать приоритет сиюминутной выгоде перед долгосрочными перспективами: принять на работу кандидата попроще только потому, что он может выйти прямо завтра, или предложить сотрудничество человеку, про которого ваша интуиция говорит «нет», лишь бы закрыть вакансию. Очень часто небольшой выигрыш во времени приводит к тому, что и вам, и внутреннему заказчику приходится месяцами и годами мучиться с неэффективным сотрудником, вкладывая в него время и силы, а потом начинать поиск нужного человека заново.

***

Лучший способ разобраться с горящей вакансией – поручить кадровому агентству JobHelp скрининг резюме и первичный прозвон кандидатов. Наши специалисты сделают это быстро, качественно и в несколько раз дешевле, чем обычно обходятся услуги сторонних рекрутёров. Убедитесь сами!