В прошлый вторник, 3 декабря, Госдума РФ приняла в третьем чтении законопроекты об электронных трудовых книжках. Переход на новую систему стартует 1 января 2020 г. Каждый работник до конца следующего года может подать работодателю письменное заявление о том, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал. Если заявление не будет подано, то работодатель продолжит вести трудовую в бумажном виде.

Законодатели считают, что нововведение существенно облегчит работу кадровых служб, однако оно влечет за собой новые обязанности для работодателей. В том числе подготовку и сдачу в ПФР дополнительного отчета о трудовой деятельности работников – СЗВ-ТД.

Вторая благая цель перехода на электронный формат трудовых книжек – создание единой базы данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности (или её отсутствии) любого россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям. Тем не менее, эксперты – специалисты по HR, специалисты по электронной безопасности, юристы и пр. – расходятся в своих оценках происходящего.

Госдума приняла соответствующие поправки в Трудовой кодекс, федеральный закон «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования» и КоАП.

Теперь с 1 января 2021 г. работодатели по выбору работника смогут вести трудовые книжки в электронном виде. Так, до 30 июня 2020 г. работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой.

В свою очередь работник до 31 декабря 2020 г. сможет подать работодателю письменное заявление о том, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал. Если заявление не будет подано, то работодатель продолжит вести трудовую книжку в бумажном виде. Тем, кто впервые поступит на работу после 31 декабря 2020 г., бумажные трудовые книжки оформляться не будут.

Фактически создается дублер трудовой книжки в Пенсионном фонде.

Первоначально планировалось, что с 1 января 2021 г. бумажные трудовые книжки сохранятся только у тех работников, которые подадут письменное заявление, а всех остальных переведут на электронные трудовые книжки автоматически. Однако в ходе работы над законом от этой идеи всё-таки отказались.

Когда человек устроится на новое место, работодатель примет информацию о его трудовой деятельности в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба будет должна вносить данные в систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

В случае увольнения работодатель обязан будет выдать сотруднику документ, содержащий сведения о трудовом стаже.

По данным председателя Госдумы РФ Вячеслава Володина, изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. Чиновник пообещал, что переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным.

Преимущества электронных трудовых книжек для работников

• Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Минимизация риска потери данных о трудовом стаже (в том числе в результате непосредственной утраты бумажной трудовой книжки).
• Работники освобождаются от обязанности самим заниматься восстановлением данных о трудовом стаже, если в этом возникнет необходимость.
• У кадровых служб исчезнет такой рычаг давления, как не отдать трудовую, пока работник не выполнит те или иные условия.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

Недостатки электронных трудовых книжек для работников

• Отсутствие «права на забвение» – до принятия этого закона уволенный сотрудник мог никому не показывать свою трудовую книжку и начать трудовую биографию с чистого листа. С новым порядком это становится невозможно.
• На следующий недостаток указывает представитель компании «Доктор Веб»: «Если раньше при уходе с работы можно было проверить соответствие записей реальной должности, то теперь, по сути, сотрудник должен сам контролировать, что записи о его трудовой деятельности соответствуют реальным – он не стал, скажем, генеральным директором компании «Рога и копыта».

По мнению аналитика ГК «Финам» Леонида Делицына, начинающим свою трудовую жизнь сейчас с электронными книжками трудиться будет легче. «Они не будут даже подозревать, что раньше иногда требовали представить переписанную от руки копию. Сложнее будет обладателям непростой трудовой биографии, отягощенной перерывами, которые были заполнены дружеской рукой одноклассника, владеющего фирмой. Это сейчас такой работник лучше других представляет себе свой жизненный путь, а в будущем главным источником сведений о собственной жизни станет для него электронный реестр».

Он также поделился следующей историей из жизни: «Однажды известный медиаменеджер и президент Интернет-холдинга рассказал мне, как ужаснулась его мама, узнав, что он нанял себе персонального помощника. Она недоумевала, кто же будет оформлять бедному молодому человеку трудовую книжку и платить пенсию? Медиаменеджера это смешило, поскольку в будущие пенсии он не верил, помощнику тогда тоже было не до пенсии. Теперь ремонтировать подобные извилистые пути, чтобы предъявить следующему работодателю трудовую книжку в идеальном состоянии, станет невозможно».

Преимущества электронных трудовых книжек для работодателей

• Упрощение корпоративных бизнес-процессов (в первую очередь в организациях, где налажен электронный документооборот).
• Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

Недостатки электронных трудовых книжек для работодателей

• Временное увеличение нагрузки на персонал в связи с необходимостью параллельного заполнения электронных и обычных форм трудовых книжек.
• Могут потребоваться незначительные расходы на некоторые поправки в бизнес-процессах HR, плюс разовые затраты на оцифровку тех сведений из трудовых книжек, которые ещё не оцифрованы.

Леонид Делицын: «Крупный и средний бизнес справится с дополнительной нагрузкой без больших проблем, поскольку необходимый функционал будет встроен в информационные системы учёта кадров. Возникнут удалённые облачные сервисы, ориентированные на малый бизнес, которые помогут решать эти проблемы небольшим компаниям».

По заверениям пресс-службы Минтруда, расходов, связанных с внедрением трудовой книжки в электронном виде, работодатели не понесут. Ведь уже сейчас кадровые документы формируются и ведутся в корпоративных информационных системах (1С, «Парус», SAP ERP и др.). Таким образом, используемые работодателями информационные системы позволяют в автоматизированном режиме формировать необходимые данные для передачи в информационную систему персонифицированного учета ПФР. Кроме того, представители Минтруда обращают внимание на то, что с 2002 г. работодатели имеют опыт предоставления отчетности о застрахованных лицах в электронном виде в информационную систему персонифицированного учета ПФР.

Риски электронных трудовых книжек

• Повышаются риски кражи и утраты данных работников в результате хакерских атак и прочих утечек информации.
• Появляется риск незаконного внесения изменений в электронные документы без ведома работника или работодателя.

Аналитик управления операций на российском фондовом рынке ИК «Фридом Финанс» Александр Осин напоминает, что «Банк России», который активно проводит в жизнь реформы по расширению использования банками биометрических данных, тем не менее, признал невозможность хранения этой информации на уровне гостайны.

Директор по методологии и стандартизации Positive Technologies Дмитрий Кузнецов обращает внимание на то, что сегодня большая часть сведений, которые заносятся в трудовые книжки, уже централизованно хранится в ФНС, ПФР, фондах социального страхования. «Поэтому каких-то новых рисков перевод в электронный вид записей в трудовых книжках не несет. Можно говорить об опасности возможной утечки всего массива данных из государственного ведомства, но именно поэтому к подобным информационным системам нормативными документами ФСТЭК установлены требования безопасности самого высокого уровня».

Что требуется от работодателей

1. Обновить программное обеспечение для передачи сведений.
2. Завести адрес корпоративной почты для отдела кадров или ответственного сотрудника.
3. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек.
4. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
5. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Примеры форм уведомлений и заявлений уже сейчас можно найти в Интернете.

По словам Вячеслава Володина, законы об электронных трудовых книжках бизнес-сообщество ждало уже давно. «Мы обсуждали их во время больших парламентских слушаний по развитию цифровой экономики. Возможности для перехода на «цифру» у компаний есть, а главное – эти законы дадут возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников».

Заместитель генерального директора АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов полагает, что бумажные трудовые книжки по своей сути устарели так же, как и, например, бумажные сберегательные книжки, про которые сегодня мало кто вспоминает. «Кстати, ПАО «Сбербанк» стал одним из основных разработчиков законопроектов», – добавляет он.

По мнению Александра Осина, с учетом диспропорций риска и выгод от хранения персональных данных в электронном виде коммерческие выгоды от электронных трудовых книжек сомнительны.

Президент Ассоциации РУССОФТ Валентин Макаров: «Всё это ничто по сравнению с тем, что формируется массив реально больших данных по всему трудоспособному населению страны с историей всех перемещений миллионов людей по служебным лестницам. Это большой шаг вперед к цифровому миру в России. Отчасти это несет в себе риски контроля за гражданами со стороны государства (по примеру Китая) и риски хакерских атак, но главное – дает огромные возможности для аналитиков. Одним словом – клондайк».

Адвокат Александр Титов считает, что депутатам стоило бы ответить на вопрос о необходимости трудовых книжек как таковых.  «Не помню, чтобы она мне требовалась иначе как для заявления на загранпаспорт. Существуют персонифицированный учет в ПФР, по которому можно получить информацию о трудовом стаже. На мой взгляд, эта инициатива, так же как и с введением категории самозанятых, направлена на выявление большего количества работающих и, соответственно, источников налоговых поступлений».

Статья подготовлена на основе материалов ComNews: «Россияне получат электронные трудовые книжки» и «Электронные трудовые книжки прошли первое чтение». Дополнительную информацию об электронных трудовых книжках можно посмотреть на сайте Пенсионного фонда.