Какие бы ни были времена на дворе, жизнь продолжается. И офисная жизнь тоже. Компании растут, расширяются, открывают новые филиалы, переезжают в новые бизнес-центры, затевают ремонты в старых. Во всех этих случаях перед ответственными лицами (обычно это генеральный директор и директор по персоналу) встаёт выбор: кабинетно-коридорная система или офис открытого типа, он же оупен-спейс.

Всем, кто смотрел фильм «Служебный роман», очевидно, что оупен-спейс – изобретение не последнего времени. Некоторые считают, что его история началась в США в 1950-х гг., когда бывшие промышленные здания начали массово приспосабливать под офисы, а идея эффективного конвейера завладела бизнес-умами. Другие ставят точку отсчёта на 100 лет раньше, в Гамбурге 1850-х гг. Третьи ссылаются на эксперименты князя Потёмкина, который ещё в далёком 1786 г. задумал объединить под одной крышей различные мануфактурные производства и ремёсла, спальные и столовые места для работников и даже туалеты с банями. А в центре архитектор из Англии предлагал сделать башню с надзирателями. Правда, Потёмкин от этой идеи всё-таки отказался.

На сегодняшний день формат открытого офиса по-прежнему весьма популярен, несмотря на ряд очевидных недостатков. Однако последние несколько лет от учёных поступает тревожная информация – эффективность сотрудников, размещённых в оупен-спейсах, ниже на 15-60% (видимо, в зависимости от количества людей и прочих сопутствующих факторов). Поэтому мы решили углубиться в данный вопрос и сравнить открытые пространства с кабинетами. Спойлер: минусов у оупен-спейсов больше, но бороться с ними можно.

По сложившейся традиции для начала попробуем разобраться в определениях. Что не так просто, как кажется. Вот где кончается кабинет и начинается открытое пространство? Если в помещении сидит 8-10-15 человек – это ещё большой кабинет или уже маленький оупен-спейс? Как Попугай и Слонёнок у Григория Остера решали, 6 орехов – это куча или не куча? «Официального» ответа на этот вопрос не существует, поэтому предлагаем провести границу на круглом числе 10.

И заодно учесть вторую особенность оупен-спейса. В кабинетах все обычно сидят «вплотную» к стене, лицом к центру помещения – в том смысле, что за спиной у сотрудника никто пройти не может и в монитор даже случайно не заглянет. А в оупен-спейсах по периметру обычно двери – в кабинеты руководителей, в переговорки и столовую и т.д. Поэтому столы сотрудников группируются в центре помещения всевозможными способами, а за спинами у них – «проходной двор».

Теперь можно переходить к разбору преимуществ и недостатков обоих форматов, а заодно к способам минимизации этих самых недостатков.

Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «У нас каждый отдел сидит отдельно. Во-первых, других вариантов при выборе офиса не было, а во-вторых, так удобнее для сотрудников: отдел продаж не мешает клиентскому отделу, а клиентский отдел – отделу по подбору персонала, и т.д. А если все будут сидеть вместе и общаться с клиентами, то будет очень-очень шумно, что начнет мешать работе. Тем не менее, в целом я, наверное, за оупен-спейс, если получается организовать его так, чтобы сотрудники не мешали друг другу. В этом случае, мне кажется, атмосфера более рабочая».

Преимущества оупен-спейсов/недостатки кабинетов

1. Экономия. В офисе открытого типа можно разместить на 30% больше сотрудников, чем в помещении такой же площади, но разделённом на кабинеты, не нарушая гигиенические нормы. К тому же нет необходимости возводить эти самые стены, ставить двери и т.д.

2. Дух корпоративного единства. Когда сотрудники разных отделов работают в одном помещении, они видят, кто чем занимается, кто зачем нужен компании, у них есть ощущение, что они все вместе работают над общим делом.

Сотрудники, обитающие в кабинетах, обычно гораздо более разобщены, они смутно определяют функции других отделов (что там маркетинг, только воду мутит), имеют меньше представления, кто чем занимается. Для их сплочения в единый коллектив нужно предпринимать гораздо больше усилий: проводить тимбилдинги, рисовать «дерево целей», чтобы был виден вклад каждого, и т.д.

3. Облегчение коммуникации между сотрудниками. Информация распространяется быстро и «качественно». Задать вопрос соседу слева и сразу же получить ответ проще, чем отлавливать его в коридорах, звонить, пытаясь застать на рабочем месте, или писать письмо по почте. Проще обсудить какой-то рабочий момент втроём-вчетвером. Проще попросить помощи у коллеги. Правда, исследователи утверждают, что большинство «коммуникативных актов» в оупен-спейсе – это неформальное общение. Тогда льём воду на мельницу тимбилдинга, экономя на затратах на очередной корпоратив.

Как спасаться жителям кабинетов? Внедрять электронные журналы командировок, где каждый отмечает, когда он уехал, когда планирует вернуться. Заводить корпоративные группы в мессенджерах для ускорения коммуникативного процесса.

Но всё равно не то.

4. Дополнительные возможности контроля подчинённых. Сегодня это преимущество уже не так актуально, как десятилетия назад, поскольку считается, что мотивировать сотрудников нужно слегка иными способами. Но душу некоторых руководителей, тяготеющих к авторитарному стилю, оно греет.

Елена, директор по маркетингу: «От того, что я вижу, чем занимается каждый мой подчинённый, мне только хуже. Вот у маркетолога на компьютере открыт автомобильный сайт вместо работы, и я мучаюсь в раздумьях, надо ли мне что-то предпринимать по этому поводу. В каком случае я сильнее «потеряю лицо»: если закрою на это глаза или если сделаю втык сотруднику, к которому, вообще-то, нет претензий по срокам сдачи работы?»

Недостатки оупен-спейсов/преимущества кабинетов

1. Повышенный уровень шума. Это считается главной проблемой оупен-спейсов и одним из отвлекающих факторов, из-за которых падает работоспособность. Поэтому с шумом активно борются более или менее эффективными методами:?

• Обязывают переводить все мобильные телефоны в виброрежим, чтобы мелодии звонков и звуки оповещений не отвлекали окружающих. Особенно если человек куда-то вышел, а телефон забыл на столе.
• Запрещают личные разговоры по телефону в течение рабочего дня.
• Запрещают прослушивание музыки (да-да, встречаются компании, где в разных концах оупен-спейса играет радио, настроенное на разные волны).
• Выдают сотрудникам беруши или звукоподавляющие наушники.
• Устанавливают дополнительные перегородки, которые должны стать преградой для распространения звуковых волн.
• «Выселяют» шумную оргтехнику в отдельный угол и загораживают шумозащитными экранами.
• Строят звукоизолированные комнатки-«будки» для телефонных разговоров и для проведения встреч, переговоров (на 2 и более персоны).

Есть «привилегированная каста» сотрудников – бухгалтеры и финансисты – которых обычно всегда размещают в отдельных кабинетах, даже если всех остальных собирают в одном оупен-спейсе. Так как считается, что им необходима тишина, чтобы сосредоточиться и работать с цифрами. Но неужели всем остальным специалистам не бывает нужна тишина, чтобы сосредоточиться? Маркетологу, который составляет аналитический отчёт, менеджеру по продажам, который формирует договор на шестерых участников, PR-менеджеру, который вычитывает рекламный буклет… Поэтому в современных оупен-спейсах стали делать специальные «кабинеты тишины», которые можно занять на пару часов для сосредоточенной работы. Вот уж действительно, сами себе создаем трудности, которые потом героически преодолеваем.

2. Повышенный уровень стресса, связанный прежде всего с тем, что пространство за спиной «небезопасно». Дело совсем не в том, что сотрудники, как один, вместо работы раскладывают пасьянс-касынку и боятся, как бы начальник не засёк за этим делом. Это некий психологический дискомфорт, который ощущается на подсознательном уровне, вызывая тревожность. Это личное (то, как протекает рабочий процесс у каждого конкретного человека), выставленное на всеобщее обозрение. Самый ужасный вариант из всех возможных – когда столы располагают кругом, внутри которого сидят сотрудники: волей-неволей видишь мониторы своих соседей. Тогда уровень гормонов стресса зашкаливает. Как решить эту проблему, толком не придумали даже в самых продвинутых компаниях с самыми современными оупен-спейсами.

3. Гигиенические проблемы – недостаток дневного света, плохая вентиляция, сложности с уборкой и т.д. Даже в относительно небольшом оупен-спейсе проблему духоты одним открытым окном не решить. Поэтому, если в помещении нет хорошей системы кондиционирования, то об офисе открытого типа задумываться не стоит. Впрочем, даже в бизнес-центрах класса А с центральным кондиционированием происходят регулярные сражения за пульт от кондиционера, ведь все сидят от него на разном расстоянии. Тогда в ход идут ветроотражающие козырьки для кондиционеров.

С солнечным светом тоже сложно. Кто-то чувствует себя кротом, так как до него солнечные лучи не дотягиваются, у других от него бликует монитор. В итоге окна большую часть времени закрыты жалюзи (или тем вариантом штор, который предусмотрен в конкретном случае), сверху спускаются лампы дневного света, а каждый стол отдельно оснащается настольной лампой.

4. Переизбыток отвлекающих факторов, снижающих концентрацию внимания. Поздороваться с каждым, кто пришёл, попрощаться с каждым, кто уходит. Ответить на вопросы коллег по поводу и без. Стать невольным слушателем беседы сотрудницы с сыном и свидетелем начальственной головомойки соседу. Дёрнуться, чей телефон зазвонил. Обнаружить себя втянутым в дискуссию «куда катится российский футбол». Потом 5-20 минут потратить на то, чтобы поднять с пола рухнувшие мысли и заново включиться в работу. Тут чей-то вопль: «В принтере фотобумага, на печать ничего не задавать!». Реально поработать удаётся, если приехать до начала рабочего дня или задержаться после. Есть статистика: если человека за день оторвали от работы 16 раз, то он с таким же успехом мог не приходить на работу вообще. В оупен-спейсе, если посчитать моменты отвлечения в штуках, их будет гораздо больше 16-ти.

5. Частые болезни сотрудников. Подсчитано, что в сезон ОРВИ жители оупен-спейсов заболевают на 20-50% чаще. Выход – выгонять заболевших сотрудников из офиса, отправляя поработать из дома или давая им возможность отлежаться 1-2 дня без оформления больничного.

Станислав, руководитель проекта: «Я однозначно за кабинеты. Просто потому, что офисы с открытой планировкой появились исключительно ради экономии, а потом уже стали придумываться обоснования – почему это круто, удобно, сплачивает коллектив и пр. Сколько раз было, что мои сотрудники ведут телефонные переговоры с серьёзными клиентами, а рядом люди из других отделов беседуют на повышенной громкости и гогочут, как гагары. Хоть отпускай своих из дома работать».

Елена, директор по маркетингу: «У меня есть опыт работы и в кабинетах, и в оупен-спейсе, и в собственном отдельном стеклянном закутке. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы, но, если бы мне пришлось выбирать, я бы отдала предпочтение оупен-спейсу. Дело в том, что я интроверт. Принято считать, что оупен-спейсы напрягают как раз интровертов, но на самом деле всё наоборот. Когда я сижу в оупен-спейсе, я волей-неволей оказываюсь в курсе всего, то происходит в компании, вокруг всегда какая-то движуха. А если поселяюсь в кабинете, то как будто меня вынесло на обочину жизни. Хоть начинай курить, чтобы в курилке какие-то новости узнавать. Экстравертам же оупен-спейс, по-моему, противопоказан – они так «ныряют» в общение, что за день ничего не успевают сделать.

Шум, конечно, имеет место быть, но я ещё со времён жизни в студенческом общежитии научилась абстрагироваться от окружающих, чтобы сосредоточиться на том, чем я занята. И страшно не люблю духоту – ещё один бич оупен-спейсов, но эта проблема решается тем, что я соглашаюсь сидеть под кондиционером, к всеобщему удовольствию».

Как всегда, каждая компания (каждый генеральный директор) выбирает сама для себя, что важнее: душевное общение всего коллектива или сосредоточенность на задачах, сплочённая команда или производительность, экономия или комфорт сотрудников. Усидеть на двух стульях сложновато, но у некоторых получается. Однако зависит это не столько от пространства, сколько от самих людей. Поэтому, если затевается «реконцепция офисного пространства», всегда лучше узнать мнение сотрудников (лично или анонимно) и постараться учесть большинство их пожеланий. Глядишь, и на работу станет приятно приходить.