Чтобы закрыть вакансию, рекрутёр просматривает сотни резюме, делает десятки телефонных звонков, проводит 10-15 собеседований и в итоге только одному кандидату говорит «да».

 

Чтобы найти рабочее место, соискатель просматривает сотни вакансий, пишет десятки откликов, посещает 10-15 интервью и в итоге только одному работодателю говорит «да».

 

Сам принцип взаимодействия рекрутёров и соискателей предполагает, что обе стороны будут получать отказы гораздо чаще, чем положительные ответы. Однако почему-то мы очень часто в такие моменты превращаемся в китайцев, которым менталитет и традиции не позволяют произносить слова прямого отказа. И если «слившийся» кандидат портит репутацию только самому себе, то рекрутёр, имеющий привычку исчезать по-английски, вредит hr-бренду компании.

 

Как всегда, у медали есть другая сторона. В идеальном мире рекрутёр, несмотря на загруженность, всегда бы находил время позвонить и сообщить кандидату, что его кандидатура отвергнута. И заодно честно и прямо объяснил бы почему.

 

Кандидат бы в ответ преисполнился благодарности, принял бы к сведению замечания рекрутёра, а заодно оставил бы в Интернете пару-тройку положительных отзывов о переговорах с данной компанией. Но в реальности всё совсем по-другому…

 

Что мешает рекрутёрам (и всем другим сотрудникам, занимающимся подбором персонала) связываться с кандидатами для отказа

 

• В правилах компании ничего не говорится на этот счёт, поэтому каждый рекрутёр и тем более менеджер, подбирающий сам себе сотрудников в отдел, действует в силу воспитания, представления о нормах и правилах и прочих факторов.
• У рекрутёра вечный завал и аврал, времени ни на что не хватает, «неважные» задачи забываются, а в KPI направление отказов всем кандидатам точно не прописано.
• У рекрутёра не хватает силы духа выслушивать и читать весь тот негатив, который выливает на него изрядная часть кандидатов после сообщения об отказе.
• В компании так боятся судебных исков от непринятых на работу соискателей, что предпочитают отмалчиваться, не извещая их об отказе и его причинах.
• Рекрутёр не знает, как объяснить подходящему кандидату, что его не взяли из-за «неправильного» знака зодиака, «не того» цвета волос или «зуб даю, через год точно в декрет уйдёт». А врать не хочет.

 

Неписанные правила отказа на различных этапах рекрутинга

 

1. Отбор резюме

Рекрутёр разместил вакансию на одном или нескольких job-сайтах и просматривает отклики. Так как резюме присылается много, на просмотр каждого уходит меньше минуты, а «мусора», то есть нерелевантных резюме, присланных «на удачу», больше половины, то не отвечать на отклики считается вполне допустимым. Тем более что рекрутёр может возвращаться к полученным резюме не раз и не два в течение нескольких недель, пытаясь отобрать лучших.

 

Однако хорошим тоном будет отправить хотя бы автоматизированный ответ, предусмотренный практически на всех сайтах, нажатием одной кнопки.

 

Евгения, PR-менеджер: «Я благодарна всем тем компаниям, которые присылают автоматизированные отказы. У меня богатая фантазия, я могу придумать 100500 причин, почему мой отклик две недели остаётся без ответа, от отпуска эйчара до слишком занятого директора. После отказного письма я хотя бы знаю, что здесь ждать нечего, нужно двигаться дальше».

 

1. Интервью по телефону

На этом этапе проблем, как правило, не возникает, все вопросы решаются сразу же. Подходит кандидат – приглашается на собеседование, не подходит – с ним прощаются.

2. Собеседование (в т.ч. по скайпу)

Если кандидат прошёл одно-два собеседования (с рекрутёром и нанимающим менеджером), он точно заслуживает того, чтобы узнать свою участь. Каким именно образом – в письме по электронной почте, в мессенджере, по телефону – непринципиально, лишь бы не «мы с вами свяжемся» с последующим режимом молчания.

 

Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «Я придерживаюсь следующего порядка. 
На самом собеседовании я предлагаю: «Мы подумаем 1-2 рабочих дня и после принятия решения отпишемся в любом случае». В случае принятия отрицательного решения обычно пишу кандидату SMS или в Whatsapp что-то вроде: «Иван, добрый день! На данный момент мы решили взять на испытательный срок другого кандидата. Спасибо Вам большое за уделенное время».

 

3. Тестовое задание

На каком бы этапе ни было предусмотрено тестовое задание (до/после собеседования, «зашито» в текст вакансии и т.д.), если соискатель потратил время на его выполнение, то нужно ответить. В идеале объяснить, где были ошибки или что не понравилось, например, в картинке. Но хотя бы просто ответить, что кандидат не подошёл.

 

4. Серия собеседований

Если кандидат претендует на особо значимую или топ-вакансию, то он обычно приезжает в компанию не один раз: несколько собеседований, в том числе с директором по безопасности, профессиональные и психологические тесты, прочие задания… В этом случае этикет предписывает озвучить отказ и его причину лично – по телефону или даже во время специальной встречи.

 

Способы отказа и каналы связи

 

• В конце собеседования: «Если мы вам не перезвоним в течение двух недель, значит, мы отдали предпочтение другому кандидату»

 

Незатейливо и ненапряжно. Главное, не забыть вовремя связаться с соискателем, если ему всё-таки решили сделать оффер. Лучше, чем ничего, но всё равно немного, так как человек две недели будет пребывать в неизвестности и, возможно, упустит другие подходящие вакансии. Или, наоборот, вцепится именно в них, оставив за бортом не желающего утруждаться рекрутёра. Этот вариант обратной связи лучше всего подходит для массового подбора.

 

• «Позвоните нам сами через три дня»

 

Ну, по крайней мере, рекрутёр даёт соискателю право его лишний раз побеспокоить. Хотя и расписывается в том, что с памятью у него беда (для неважных персон), а ежедневниками, OutLook и прочими программами-органайзерами он пользоваться не умеет. Следующий вопрос: есть ли у кандидата мобильный телефон рекрутёра или придётся дозваниваться через офис-менеджера с неизбежными «его/её сейчас нет на месте, перезвоните позже».

 

• Письмо по электронной почте, как только будет принято решение

 

Со многих точек зрения идеальный вариант. Не придётся столкнуться с эмоциями соискателя, не придётся отвечать на неудобные вопросы, тема закрыта. Хотя ответное письмо тоже весьма вероятно: как с благодарностью, так и с гневными комментариями профессиональных и личных качеств рекрутёра. Шаблонов таких писем в Интернете много, из них можно составить наиболее подходящий вашей компании вариант.

 

• SMS, сообщение в мессенджерах

 

Вполне допустимо, особенно если заранее договориться об этом или если всё предыдущее общение происходило именно так. Преимущество для кандидата – оперативность.

 

• Телефонный звонок

 

Задача для мастеров переговоров, так как в любом случае отказ неприятен кандидату – он ставит под удар его самооценку. Зато есть возможность сразу дать обратную связь, потушить эмоциональный пожар, как-то подсластить пилюлю. Особенно стоит позвонить, если есть достаточно высокая вероятность, что пути соискателя и любого представителя компании когда-нибудь где-нибудь пересекутся.

 

• Отказ сразу на собеседовании

 

Практикуется редко, ведь даже если кандидат очевидно провалил собеседование, желательно помочь ему сохранить лицо.

 

Ольга, директор по маркетингу и продажам: «Однажды я отказала кандидату прямо на собеседовании. Но это было следствие ошибки эйчара – вместо маркетолога-аналитика, который был нужен, она пригласила ко мне на интервью маркетолога-специалиста по продвижению. Мы мило побеседовали с девушкой, в своём деле она была действительно хороша. Но я сразу расставила точки над i – нам требуется специалист другого профиля, и извинилась, что мы зря потратили её время.  А если откроется вакансия в PR-отделе, я буду за неё руками и ногами».

 

• Соискатель требует предоставить письменный отказ в заключении трудового договора

 

Такой отказ нужно сочинять вместе с юристами, поскольку вероятность обращения в суд довольно высока. Второй вариант – лично связаться с человеком, выяснить, чем он остался недоволен, и постараться разрешить конфликтную ситуацию.

 

Прочие правила отказа кандидату (после собеседования)

 

• Самый неудачный шаблон лучше, чем ничего – более 60% кандидатов негативно относятся к компаниям, от которых не получают какого-либо ответа.
• Не перебарщивать с извинениями, расшаркиваниями и прочим елеем. Это выглядит лицемерно. Все взрослые люди, переговоры о работе – деловой момент. Не подошли друг другу – объяснились и вежливо попрощались.
• Не стоит писать, что вакансия закрыта или что предпочтение отдано другому кандидату, если вакансия продолжает висеть на job-сайтах и соискатель может её увидеть.
• Не объяснять причину отказа, если о ней не спрашивают напрямую. Во-первых, чтобы избежать юридических последствий. Во-вторых, чтобы быть тактичным: вряд ли стоит сообщать кандидату, что от него плохо пахло или не понравился его внешний вид.
• Если кандидат всё-таки пытается выяснить причины отказа (и оставил впечатление адекватного человека), то стоит корректно озвучить ту их часть, которая касается профессиональных навыков. Это может пригодиться соискателю в дальнейшем, и его лояльность к компании возрастёт. Заодно плюсик к общей карме всех рекрутёров.

 

Николай, финансовый директор: «Однажды у меня случилось продолжительное и довольно жёсткое собеседование сразу с тремя руководителями одной компании. Потом директор по персоналу перезвонил и сообщил, что выбрали не меня, а кандидата, у которого больше опыта по нужному профилю. Но я произвёл хорошее впечатление и был у них на втором месте. Если это было бы формальное письмо с фразой «вы вошли в тройку лучших», я бы не поверил, а так было приятно».

 

Светлана, менеджер по продажам: «Я была на коллективном собеседовании и игре, которые обычно устраивают для продавцов (с высадкой на необитаемом острове). Когда мы общались с hr-менеджером, я спросила у неё о причине отказа. Она честно призналась, кому отдали предпочтение (девушке, которая активнее всех продавливала свои предложения, в то время как я стремилась, чтобы мы все пришли к компромиссному решению), и посоветовала в следующий раз быть более напористой. В жизни с покупателями это не работает, но если таковы критерии отбора, то запросто. Следующее собеседование в другой компании я прошла успешно».

 

Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «Как мне кажется, при отказе нужно быть тактичным. Потому что форма отказа – это тоже имидж и лицо компании. Если причина отказа может быть обидной, лучше сказать, что решили взять другого, либо ответить, что вакансия на время стала неактуальной, либо еще что-то придумать».