Предположим, вы всё-таки решились отдать функцию подбора персонала, полностью или частично, на аутсорсинг. Чтобы сэкономить время, силы, нервы (и, в конечном итоге, деньги). Выбрали приличную компанию по найму (например, JOBHELP) и собираетесь выдать ей задание. Не будем приводить расхожую фразу о влиянии ТЗ на итоговый результат, у нас, в конце концов, приличная рассылка…  Но грамотно составленное техническое задание, оно же «Заявка на подбор» в нашем случае, – уже 50% успеха. Поэтому давайте разберём, что в нём нужно обязательно учесть, а каких ошибок лучше избежать.

Для начала всё-таки пробежимся по критериям выбора компании по подбору персонала. Порог входа на этот рынок достаточно низок, поэтому и фирмы, и рекрутёры-фрилансеры появляются и исчезают достаточно регулярно. На отзывы в интернете уже практически нет смысла ориентироваться, вне зависимости от того, положительные они или отрицательные (вот здесь мы писали, почему). Но можно обратить пристальное внимание на следующие моменты:

• Опыт в подборе персонала – это и срок присутствия на рынке, и сферы, в которых специализируется компания, и общее количество закрытых вакансий.
• Уточняющие вопросы, которые задает компания для определения нужного кандидата.
• Профессиональные советы по составлению вакансии, целевому портрету кандидата и т.д.

Ольга Рогова, руководитель отдела по работе с клиентами JOBHELP: «Если учесть стоимость доступа к базам, обустройство рабочего места, зарплату «кадровика», то, конечно, выгоднее отдать вакансию в работу на аутсорс. Особенно если новый сотрудник требуется не очень часто (раз в квартал, например). Работа с аутсорсером получается гораздо выгоднее и продуктивнее, так как оплата производится разово и не нужно держать в штате своего HR». 

Теперь перейдём к самой заявке. Чем более структурированно и детализировано она будет составлена, тем больше шансов, что новый сотрудник оперативно выйдет на работу и успешно пройдёт испытательный срок. У каждого кадрового агентства есть (должна быть) своя форма заявки, различающаяся в зависимости от того, какого сотрудника нужно найти. Ведь невозможно искать по одной схеме охранника и коммерческого директора.

Что должно быть прописано в заявке на подбор (техническом задании):

1. Все важные детали по вакансии (функционал и пр.), включая мотивационные схемы.

2. Максимально конкретные требования к кандидату (образование, квалификация, опыт, личные качества и пр.) – все то, что сказывается на качестве и производительности труда.

3. Критерии выбора кандидата – что в приоритете, а что второстепенно.

4. Если заказываете не только скрининг резюме, а весь цикл подбора (или хотя бы первичное интервью для приглашения на собеседование) – плюсы работы в вашей организации, почему она привлекательна для трудоустройства. Если вакансия сложная и запланирована работа с пассивными кандидатами, то любая информация, помогающая «продать» вакансию и убедить человека задуматься о смене работодателя, становится на вес золота.

5. Желательно указать причины поиска нового сотрудника (почему должность оказалась вакантной).

6. Если название должности по штатному расписанию отличается от общепринятого, указать оба варианта (например, «специалист отдела инициации» / «специалист по развитию»).

7. Сведения о структуре отдела и системе подчинения.

8. Желательно определить индикаторы, по которым можно проверить кандидата, достаточно ли он компетентен. Они могут лечь в основу системы оценки соискателей.

9. Каналы поиска, сроки согласования и прочие условия оказания услуги.

На основе этой информации рекрутёры составят карту поиска специалиста. Крайне желательно, чтобы все записи в заявке на подбор были согласованы с будущим руководителем нового сотрудника, даже если за взаимодействия с компанией по подбору персонала отвечает совсем другое лицо.

Ольга Рогова: «Конечно, хорошо бы максимально четко определить портрет кандидата, понять кого, где и за сколько мы ищем. Но не стоит выдвигать слишком много требований, так как в базах может не оказаться достаточного количества резюме».

Использование в заявке профессионального языка, характерного для специальности, на которую идёт поиск сотрудника, полностью приветствуется (лексика, терминология, аббревиатуры). Этот язык очень специфичен для каждой профессии, и рекрутёр может использовать данные термины в качестве ключевых слов для поиска подходящего кандидата.

Что лучше сообщить менеджеру в устной форме

С одной стороны, чем больше информации зафиксировано в заявке на подбор, тем лучше. Но если нет времени, какая-то умная мысль пришла задним числом и т.д., то можно озвучить всё это вашему менеджеру по телефону, в мессенджере, при личной встрече.

Также не стоит оставлять за кадром «неполиткорректные» требования по возрасту, полу, национальности, знаку Зодиака. Если рекрутёр будет владеть этой информацией (переданной устно), это сильно облегчит ваше взаимодействие и ничьё время не будет потрачено зря.

Типичные ошибки, которые мешают добиться оптимального результата при найме персонала через аутсорсинг

• Недостаточно информации о вакансии;
• Недостаточное понимание того, кто именно нужен заказчику;
• Попытка уместить в одну вакансию уместить очень много разных обязанностей и требований;
• Недостаточное участие клиента в поиске кандидата. Для рекрутёров очень важна обратная связь. Когда клиент готов рассмотреть смежные должности, расширить территорию поиска, чтобы увеличить конверсию по вакансии.

Ольга Рогова: «То есть должно быть понимание – мы ищем менеджера по продажам, дизайнера, кладовщика, клиентского менеджера или еще кого-то. Если по вакансии мы делаем обзвон, то тут еще как-то можно выяснить у кандидата некоторые вопросы. А если просто подбор резюме, то сложно понять, чего кандидат хочет и к чему готов».