Причины увольнения сотрудников могут быть различными, но есть один общий момент: любой из тех, кто покидает компанию, уносит с собой свое мнение о ней.  Выходное интервью – отличный способ избежать конфликтов при расставании и сохранить хорошие отношения с уходящим работником. Тщательно подготовленная прощальная беседа дает возможность получить массу неожиданной и значащей информации, а иногда помогает удержать ценного специалиста в компании. Каким должно быть exit-интервью, чтобы анализ его результатов помог усовершенствовать бизнес-процессы и взаимоотношения в коллективе? Рассмотрим далее.

Для чего проводят?

Выходное интервью – не просто формальность. Обычно его проводят за день или два до увольнения сотрудника, либо сразу после получения от него заявления об уходе. Второй вариант больше подходит в том случае, если работника хотят уговорить остаться. С помощью финального собеседования можно решить сразу несколько важных задач:

Выяснение положения дел в компании

Как правило, сотрудник увольняется по совокупности причин, но что-то становится «последней каплей» при принятии решения. Проанализировав мотивы, можно выявить скрытые проблемы, связанные с оплатой и организацией труда, системой повышений и поощрений, а также узнать о неявных конфликтах в коллективе. Иногда «почти бывшие» работники могут дать честную оценку кому-либо из руководителей и высказать другую конструктивную критику. В какой-то степени мнение увольняющегося бывает отражением мнения большинства. Разобрав ошибки и выбрав пути решения, компания сможет предотвратить текучесть кадров и создать благоприятный психологический климат.

Формирование HR-бренда и забота о репутации

Обиженный сотрудник будет делиться негативной информацией о покинутой им организации везде, где только удастся.  Это способно повредить репутации компании не только в глазах внешних кандидатов, но и будущих клиентов. С помощью финального интервью можно попытаться сгладить возникшие противоречия, выказав уважительное отношение к увольняющемуся сотруднику и проделанной им работе. Если же уходящий «жаждет крови» и ничто и никто его не переубедит, в случае распространения негативной информации работодатель сразу сможет понять, откуда ветер дует, и будет готов к отражению атаки.

Сохранение лояльности к компании

Последнее впечатление иногда бывает важнее первого. Если расставание прошло без взаимных обид (а иногда и оскорблений), скорее всего, работник не захочет «сжигать все мосты», оставляя возможность для своего возвращения. Значит, он не будет «сливать» конфиденциальную информацию, полученную на предыдущем месте работы, или пытаться причинить другой вред. Ведь если сейчас компания не готова предложить уходящему сотруднику новые условия, вполне возможно, в будущем ситуация изменится.

Удержание нужных специалистов

Иногда человек может совершить необдуманный шаг под воздействием сиюминутных эмоций. В этом случае спокойный разговор с адекватным «разбором полетов» может помочь ему трезво оценить ситуацию. Или же его не устраивает что-либо конкретное, например, зарплата или график работы. Если специалист нужен команде, задача интервьюера – понять, можно ли удержать его в компании. Ситуация на рынке труда не располагает к разбрасыванию квалифицированными кадрами, а поиск и подготовка нового члена команды могут обойтись работодателю дороже, чем пойти на уступки уже имеющемуся.

А если не по собственному желанию?

С теми, с кем расстаются по инициативе работодателя, тоже не лишним будет побеседовать. Разумеется, в том случае, когда причиной увольнения не стали хищения, пьянство и прочие подобные обстоятельства. Например, при процедуре сокращения штатов уважительный разговор с разъяснением причин поможет хоть немного сгладить «острые углы». В процессе беседы стоит упомянуть о рекомендациях, которые помогут человеку быстрее найти новое место работы. И опять же, земля круглая, все может измениться, и кто-то из уволенных вновь окажется в команде.

Кто проводит?

В подавляющем большинстве случаев заключительное интервью отдают на откуп HR-специалисту, которому приходится выступать не только в качестве представителя компании, но и исполнять роль психолога. У него, как правило, нет субъективного отношения к сотруднику, благодаря чему разговор может стать более откровенным. Также выходное собеседование может провести непосредственный руководитель, но это не лучший вариант: во-первых, у него есть давно сложившееся мнение о подчиненном, а во-вторых, иногда он сам и является причиной ухода. В этом случае доверительной беседы точно не получится, а разговор сведется к взаимным упрекам. Также стоит учитывать уровень увольняемого сотрудника. Если решение об уходе принял топ-менеджер, интервью целесообразно провести директору по персоналу или лично Генеральному директору.

Форма проведения

Есть два варианта – устный, когда HR-менеджер беседует со специалистом и вносит полученные сведения в установленную форму, и письменный, когда сотрудник самостоятельно заполняет выданную ему анкету. Также можно совместить письменные ответы с дальнейшим «разговорам по душам» У каждого формата есть свои плюсы и минусы. Основное преимущество живой беседы в том, что она дает возможность снять или минимизировать негатив, чтобы расстаться на мажорной ноте. Однако и времени очная беседа отнимает больше. Письменный же вариант может не учитывать всех нюансов, но его проще организовать, а обработку результатов можно автоматизировать.

Подготовка к exit-интервью

Общение с непосредственным руководителем

Это первое и основное, что должен сделать HR-менеджер. Именно руководитель может прояснить ситуацию, рассказать, как человек проявил себя в работе, были ли проблемы в общении с руководством и коллегами, а также высказать свое мнение о том, что могло стать причиной увольнения. И главное – стоит ли пытаться его удержать? Возможно, сотрудник уже получил выгодное предложение на стороне. В этом случае необходимо заранее получить добро от руководства на предложение специалисту лучших условий. Если же увольняется генератор не идей, а конфликтов, стоит от всей души пожелать ему успехов на новой работе.

Выбор места и продолжительность проведения

Самые честные ответы на вопросы можно получить в формате «один на один». Поэтому местом проведения финального интервью лучше выбрать отдельный кабинет или переговорную, где никто не будет отвлекать. Продолжительность беседы невозможно точно спрогнозировать заранее, лучше иметь в запасе не менее часа. Если сотрудник вдруг решит «излить душу» напоследок и рассказать о накопившихся обидах, а HR-менеджер запланировал на разговор всего 15 минут, их может и не хватить. Если же цель интервью удержать сотрудника, времени может потребоваться больше.

Вопросы, вопросы…

Перечень тем для обсуждения зависит от ситуации и цели exit-интервью. Не стоит надеяться на импровизацию и озарение, все, что интересует работодателя, должно быть продумано и сформулировано заранее. Нужно выяснить, что стало причиной увольнения, оправдались ли ожидания сотрудника, устраивали ли его выполняемые задачи, как складывались отношения с коллегами и руководством, затем перейти к тому, какие проблемы возникали в работе и что можно было бы изменить или улучшить в компании. Есть и ряд запретных тем. Не стоит пытаться узнать сплетни, используя экс-сотрудника в качестве доносчика. Еще одно табу – подробные вопросы о руководителе и коллегах, с которыми человек работал, только общий отзыв. Можно выслушать, если сотрудник сам решит рассказать, но спрашивать – однозначно нет.

Правила проведения выходного интервью

1. Нужно постараться создать располагающую к общению атмосферу, поблагодарив сотрудника за работу и задав несколько вопросов на отвлеченные темы. Необходимо сразу разъяснить, что полученная информация будет использована только для оптимизации бизнес-процессов в компании и никак не повлияет на рекомендации и возможное возвращение в организацию в будущем.
2. Вопросы должны быть краткими, простыми и открытыми, предполагающими развернутые ответы. Только так можно получить ценную информацию.
3. Нельзя перебивать собеседника, нужно дать ему возможность сформулировать и высказать все свои мысли. Следует быть готовым выслушать предвзятое и негативное мнение о компании, руководстве и коллегах, особенно если причиной увольнения стал конфликт. Если работник хочет выговориться, пусть сделает это. Но проявления сочувствия лучше избегать, чтобы не нарушить эмоциональный фон интервью.
4. Следует соблюдать нейтралитет в процессе разговора. Задача интервьюера – не вступать в обсуждение или спор, а слушать и направлять беседу в продуктивное русло. Обсуждаются только поступки, без перехода на личности. Если человек критикует кого-либо, попросите делать это конструктивно, а не просто «с Ивановым не сработался, потому что он дурак».
5. В случае если сотрудника хотят удержать в компании, обещать ему можно лишь то, что уже было согласовано с руководством. Для этого необходимо заранее выяснить возможные условия переговоров.
6. Закончить exit-интервью нужно на позитивной ноте, задав бывшему коллеге вопросы о планах и ожиданиях от нового места работы, пожелав ему успехов и предложив подготовить для него рекомендательное письмо.

Анализ результатов и их применение

Финальное собеседование помогает выявить закономерности, которые упоминают в своих ответах большинство увольняющихся. Например, если несколько человек подряд ушли из-за того, что их не устраивала зарплата, стоит сравнить оклады в компании с уровнем по рынку.

Важно проводить анализ устных бесед и опросников незамедлительно. Особенно если была получена информация, требующая пристального внимания и быстрого реагирования. Это поможет устранить важные проблемы, связанные с условиями труда, конфликтами в коллективе, адаптацией новых сотрудников, мотивацией и т. д. Результаты доводятся до сведения руководства, далее по ним принимаются решения.

Финальное интервью – это не просто разговор с сотрудником «для галочки». Конечной целью его проведения является повышение конкурентоспособности компании и укрепления ее позиции на рынке. Необходимые для этого мероприятия проводят на основании анализа полученных сведений. Главная задача состоит в выстраивании доверительной беседы, в ходе которой человек сможет честно рассказать о своем впечатлении от работы, о скрытых недостатках и процессах, требующих улучшений. Собеседование при увольнении позволяет смягчить процесс расставания для обеих сторон, проявить достойное отношение и уважение к бывшему коллеге.