По статистике, только 25% российских организаций практикуют выходные интервью на постоянной основе. Ещё около 40% компаний проводят их время от времени. Но мы постараемся убедить вас, что этот инструмент стоит взять на вооружение каждой компании. Полюбовное расставание с сотрудниками позволяет выявить скрытые проблемы компании, защищает её HR-бренд и помогает бороться с утечкой кадров. Выходное интервью позволяет правильно поставить точку во взаимоотношениях с работником, сохранить его лояльность и «пусть никто не уйдёт обиженный».

Зачем проводить выходное интервью?

• Причина почти любого увольнения по собственному желанию – какие-либо претензии к работодателю. Ещё больше недовольства может унести сотрудник, которого уволили. Если позволить человеку выговориться, дать понять, что его услышали, его замечания будут приняты к сведению и, возможно, помогут улучшить жизнь оставшимся коллегам, то впоследствии он будет распространять гораздо меньше негатива, обсуждая свой уход с родными и друзьями. Он с гораздо большей вероятностью не станет писать гневных отзывов на формах, обсуждать отрицательные стороны работы в компании на встречах в кадровых агентствах, а может вполне благожелательно отзываться о прежнем рабочем месте и рекомендовать его знакомым.
• Иногда, наоборот, сотруднику сделали предложение, от которого тот не смог отказаться, а вот начальство отреагировало на заявление об увольнении жёстко. Да и как тут смолчать: ищешь специалиста, обучаешь его, вкладываешь время, силы и душу, а он уходит, предатель! Тогда перед самым уходом сотруднику стоит дать понять, что это всё были эмоции, а на самом деле ему благодарны за вклад в работу компании. Достаточно случаев, когда, например, новый работодатель человека становился клиентом фирмы, с которой у него сохранились хорошие отношения.
• После увольнения человек обычно продолжает общаться с бывшими коллегами. Если у него сохранился неотработанный негатив, он будет их постоянно накручивать, подбивая последовать своему примеру.
• Выходное собеседование может стать кладезем полезной информации для hr-специалиста. Когда человек знает, что все мосты сожжены и терять ему нечего, он может искренне рассказать о своем отношении к руководству, о скрытых конфликтах и интригах, о «всамделишном» отношении сотрудников к принятой системе KPI, о том, как отличались его ожидания от работы и реальность и т.д. Попросите о конструктивной критике и вы её от души получите. А потом сможете сделать выводы и скорректировать политику найма или внутреннюю работу с персоналом, чтобы предотвратить следующие увольнения.
• Также интервью можно использовать, чтобы постараться удержать ценного сотрудника: выяснить причины, возможность их устранения, сделать контрпредложение. И сообщить, что дверь обратно для него всегда открыта (если это действительно так).

Когда проводить выходное интервью?

На этот вопрос есть три варианта ответа в зависимости от того, какие цели преследуются и какова причина ухода сотрудника:

1. В день получения заявления об увольнении. Естественно, главная задача беседы – обсудить причины такого решения и, если есть желание, постараться удержать нужного специалиста. На этом этапе ещё есть смысл делать контроффер, не забыв предварительно согласовать его детали с вышестоящим руководством.
2. В последний рабочий день сотрудника, после оформления всех бумаг и выдачи трудовой книжки.  Это уже беседа-прощание: сработаться не получилось, но давайте останемся друзьями. И расстанемся без претензий и недомолвок.
3. Через неделю после последнего дня работы. Такую выдержку стоит применять, если расставание прошло очень бурно. За неделю «свободного плавания» эмоции уволившегося сотрудника поутихнут и разговор может получиться достаточно конструктивным. Одно но: далеко не каждый человек захочет тратить несколько часов своей жизни, чтобы приехать в офис ради выходного собеседования. Поэтому его можно предложить провести по телефону.

Антон, начальник отдела снабжения: «С одной моей сотрудницей я дважды проводил выходное интервью сразу после того, как она клала заявление об увольнении мне на стол. Первый раз оказалось, что причина – предписание окулиста проводить меньше времени за компьютером. Девушку удалось уговорить остаться, перейдя на 4-хчасовой рабочий день с соответствующим сокращением зарплаты. Так как работоспособность у неё была высокая и за половину дня она успевала сделать столько, сколько остальные за весь день, компания от этого только выиграла.

Через несколько месяцев сотрудница принесла заявление второй раз. Теперь «допрос с пристрастием» не помог – она заливалась слезами, но причину не называла. Видимо, что-то не так случилось в личных отношениях с кем-то из коллег.

С остальными уходящими сотрудниками я беседовал в последний день: причины увольнения были известны, их уже ждали на новых местах, а способов удержать этих людей не было. Так что мы просто душевно прощались. То же самое с теми, кто ушёл из компании из-за сокращений и даже по моему собственному решению. Со всеми у нас сохранились хорошие отношения, мы иногда встречаемся, обмениваемся новостями и полезной профессиональной информацией, рекомендуем друг друга хедхантерам».

Кто должен проводить выходное интервью?

Идеальным считается вариант, когда одну беседу проводит непосредственный начальник, а вторую – HR-специалист. Первый лучше знает, как и над чем работал подчиненный, его сильные и слабые стороны, лучше может объяснить причины увольнения, если они лежат в области компетенций, может дать рекомендации, как развиваться в будущем. С HR-менеджером больше смысла беседовать о конфликтах в коллективе, перекосах в корпоративной культуре, недостатках системы мотивации и пр. Но в целом будет достаточно, если интервью проведёт кто-то один, например, только hr-овец, если сотрудник увольняется из-за того, что не нашёл общего языка с руководством. 

Что делать, если «кадровика» в компании нет, а с начальником человек в контрах? Тогда выходное собеседование может провести любой сотрудник, авторитетный для уходящего и вызывающий его доверие, в том числе генеральный директор.

Где проводить выходное интервью?

Строго в отдельном помещении и тет-а-тет; по возможности, на максимально нейтральной территории: в переговорной, в кабинете HR-директора (если там предусмотрено место, где можно пообщаться на равных, а не за рабочим столом), можно даже вместе выбраться на обед в какое-нибудь кафе, если сложившиеся с сотрудником отношения это позволяют.

Чем более свободную и комфортную атмосферу вам удастся создать, тем эффективнее пройдёт финальный разговор.

Какие бывают форматы выходного интервью?

Их всего два: личная беседа и анкетирование. Очевидно, что опросник гораздо менее эффективен – человек может воспринять его как пустую формальность и давать соответствующие ответы. Но даже он лучше, чем ничего: хот бы один из нескольких может подробно и искренне ответить на вопросы и дать хорошие подсказки для дальнейшей работы отдела персонала.

Как проводить выходное интервью?

Строгих рекомендаций здесь быть не может, так как каждая ситуация уникальна и каждый разговор может идти по своему пути. Единственное правило – не полагаться на импровизацию и заранее продумать сценарий такого важного разговора. Да, есть и второе правило – предельная тактичность и слегка отстраненная позиция, чтобы интервьюер сам не пошёл на поводу у эмоций и не ввязывался в неконструктивные дискуссии.

Когда сотрудник увольняется по собственной инициативе, то интервьюеру иногда нужно превратиться в Шерлока Холмса/Эркюля Пуаро (и далее по списку знаменитых сыщиков), чтобы не удовольствоваться фразами «ухожу, потому что нашёл другую работу» или «там больше платят». А вытащить на свет комбинацию реальных причин, почему человек занялся поисками другого работодателя.

Когда увольнение происходит по инициативе компании, то беседу лучше строить по принципу сэндвича: позитив – негатив – позитив. Благодарность за работу, перечисление успехов сотрудника и его положительных сторон – обсуждение причин увольнения – пожелание успехов, демонстрация уверенности, что человек сможет полностью раскрыться на более подходящем ему месте. Идеальный результат такого собеседования: бывший работник согласился с вашими доводами и признает, что так будет лучше для всех.

В целом те вопросы, которые стоит поднимать на выходном интервью, можно разделить на три категории:

1. Взаимоотношения внутри коллектива/отдела/с руководителем.
2. То, как человек воспринимал свою должность, обязанности, были ли ему интересны те задачи, которые приходилось решать, и результаты их выполнения. Видел ли он перспективы развития, как сам оценивает свои профессиональные успехи.
3. Ожидания сотрудника по поводу нового места работы: что он надеется получить там из того, что ему не хватило в вашей компании.

В любом случае уходящему работнику нужно дать выговориться, выпустить пар. Не стоит спорить с ним, даже если он в чём-то очевидно не прав и совершенно неправильно воспринимает некоторые ситуации.

Когда не стоит проводить выходное интервью?

• Ваши отношения с уходящим сотрудником настолько дружеские, что вы и так прекрасно знаете его отношение к компании и всю подноготную решения об увольнении. Если во время беседы вы не скажете друг другу ничего нового, то зачем тратить время? Лучше провести прощальное чаепитие, преподнести прощальную открытку/подарок и пожелать удачи на новом месте.

Алевтина, директор по PR: «Одна моя хорошая сотрудница увольнялась потому, что выходила замуж за иностранца и уезжала в другую страну. Причём весь оупен-спейс был в курсе перипетий её романа. Конечно, мы тепло попрощались, но никакого выходного собеседования не устраивали».

• Если причина увольнения – неблаговидные поступки сотрудника, например, он был пойман на откатах. Тут беседовать не о чем.

***

Как ни крути, выходное интервью – не самая приятная обязанность. Можно ли сделать так, чтобы их приходилось проводить как можно меньше? Да, если повысить качество отбора персонала при приёме на работу. Поручите кадровому агентству JobHelp отбор резюме соискателей и первичные интервью с ними, и выбирайте нового сотрудника среди тех, кто оптимально подходит для вашей вакансии и вашей компании.