Пандемия коронавируса спутала карты всем. И тем, кто давно планировал постепенный перевод сотрудников на удалённую систему работы, и тем, кто никогда не задумывался об отказе от реального офиса. Переходить на «удалёнку» пришлось всем компаниям или подразделениям, у кого она в принципе возможна. Удалённый доступ экстренно налажен, все оправлены по домам. А дальше что?

А дальше всем этим процессом нужно управлять. Причём в заранее заданных и не самых выгодных условиях. Мы не можем распустить весь штат сотрудников и заново нанять только тех, кто обладает достаточной самодисциплиной для работы из дома. Мы не можем потратить месяцы или даже недели на выбор оптимальной CRM-системы или сервиса постановки задач. Мы не можем кропотливо налаживать новые бизнес-процессы. И тем более не можем провести развесёлый тимбилдинг для поднятия духа. А что можем?

Чтобы прояснить этот вопрос, мы собрали советы экспертов, у которых есть опыт управления удалёнными сотрудниками. И отобрали среди них те, которые можно применить прямо сейчас. А также те, которые актуальны на короткой дистанции – от пары недель до пары месяцев. Ведь все мы надеемся, что пандемия скоро пойдёт на спад, жизнь постепенно вернётся в привычное русло, а сотрудники – в любимые офисы.

Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «Ещё в середине марта я перевел на удаленку всех сотрудников, кто может работать самостоятельно и у кого есть достаточный опыт. Ключевых сотрудников и новеньких (у кого нет необходимого опыта для самостоятельной работы) я первое время просил ходить в офис. Поскольку нынешний месяц официально объявлен нерабочей, то с 30 марта по 5 апреля абсолютно все сотрудники были переведены на удаленку. Тем не менее, наш сервис работает в обычном режиме.

В целом мы не имели сложностей, так как наша услуга оказывается онлайн. Единственное, что нам нужно – это наличие интернета и мобильной связи. Более того, у нас и до карантина более 50% штата работали на удаленке. Единственная сложность для нас – это падение потребности в кадровых услугах более чем у половины наших клиентов». 

Анастасия, финансовый директор: «Роспуск сотрудников по домам – челлендж для меня. Нужно и себя организовать на удалённую работу, и так поставить задачи подчинённым, чтобы они со всем справились. Это совершенно новый опыт».

1. Несколько каналов связи

Для нормального управления удалёнными сотрудниками нужно наладить надёжную коммуникацию. Надёжную – это сразу по нескольким каналам: электронная почта + телефон + мессенджеры и т.д. Чтобы не было такой ситуации: человек не ответил на телефон – человек потерян. Если до этого у вас не было рабочих групп в мессенджерах, то сейчас самое время их завести.

2. Руководитель должен быть в контакте со своими сотрудниками в течение всего рабочего дня

Не должно быть такого, что с утра поставил задачу, а вечером выяснил, что она не выполнена. Периодически нужно интересоваться, как дела, как продвигается работа, нет ли каких-то сложностей. Желательно устанавливать промежуточные контрольные точки, но это зависит от самой задачи. Также включаем режим сверки ожиданий, как именно должна быть выполнена работа. Не забываем убедиться, что у сотрудника есть доступ ко всем необходимым ресурсам. При этом категорически нельзя скатываться в дёрганье сотрудников через каждые 5 минут: «Ну что там у тебя?»

3. Пересмотр графика работы

Удалённая работа всегда была хороша именно тем, что человек может сам планировать свой день: работать в наиболее продуктивные часы, даже если это раннее утро или глубокий вечер, периодически уделять время семье и т.д. Сейчас это особенно актуально, так как дети не посещают школы и детские сады, а пожилые родственники нуждаются в дополнительной (хоть и дистанционной) заботе.

Поэтому требование быть на связи и у компьютера с 9.00 до 18.00, может быть, и правомочно, но практически невыполнимо. Да в большинстве случаев этого и не требуется. Достаточно установить, до скольки сотрудник должен выйти на связь первый раз, и определённые часы (например, с 11.00 до 13.00), когда все должны быть у компьютера, чтобы можно было решать совместные вопросы. Конечно, придётся сказать «нет» спонтанным совещаниям (по аудио- или видеосвязи) – теперь они должны быть спланированы хотя бы за несколько часов, чтобы сотрудники могли заранее нейтрализовать домашних. В общем, нужен очередной компромисс между гибкостью и упорядоченностью.

Также стоит договориться о часе Х, до которого сотрудники обязаны реагировать на сообщения начальства, а после уже могут отложить ответ до завтра.

4. Звонки по телефону, общение по Скайпу

Некоторые руководители испытывают большое искушение перевести всю коммуникацию с удалёнными сотрудниками в письменный вид. Удобно, конечно: всё зафиксировано, к написанному всегда можно вернуться, и т.д. Но личное общение тоже должно иметь место, если мы хотим сохранить лояльность и поддержать командный дух. Чем эмоциональнее вопрос, который нужно решить с подчинённым, тем желательнее сделать это по телефону или Скайпу, чтобы слышать и видеть реакцию человека. Вместо очередного формального приказа о том, как мы теперь живем с понедельника, можно записать видеообращение гендиректора.

5. Неформальное общение

Все мы знаем, что изрядная доля разговоров в офисе (особенно на кухне или в курилке) – это неформальное общение. Именно так сплачивается коллектив. Переход на удалённую работу приводит к потере этой части корпоративной жизни. А без неё сотрудники грустят и хиреют, не чувствуют свою причастность к коллективу, начинают ощущать себя «винтиками». Поэтому нужно искать альтернативу. Это могут быть специальные группы в мессенджерах, где обсуждаются всевозможные нерабочие вопросы, или видеоконференции с целью просто поболтать.

Да и самому начальнику не грех иногда поинтересоваться у подчинённого, как у того обстоят дела, что происходит в жизни. Если у сотрудника день рождения выпал на этот нелёгкий период, можно скинуться деньгами через Сбербанк.Онлайн и заказать доставку цветов или подарка.

6. Поощрение инициативы

Удалённый сотрудник (даже временно удалённый) по определению более независим, чем обычный. Он должен самостоятельно действовать и сам себя мотивировать. Это невозможно без личной инициативы. Которую у удалённых сотрудников следует максимально поощрять и культивировать.

7. Отказ от микроменеджмента

Современные цифровые технологии позволяют контролировать каждый чих сотрудника, даже если он работает из дома. Некоторые руководители чересчур увлекаются данными возможностями и начинают контролировать не результат, а процесс работы. Эффект предсказуем: взбешённые подчинённые и низкая продуктивность. 

8. Информация о том, что происходит в компании

Когда все сидят в офисе, огромное количество информации распространяется по принципу сарафанного радио. Когда все сидят по домам, корпоративные новости становятся практически секретной информацией. И требуется наладить соответствующее оповещение. Чтобы сотрудники по-прежнему чувствовали свою причастность к общему делу, понимали, что происходит в компании, и сохраняли преданность работодателю. Она в ближайшее время ещё ой как понадобится.

9. Команды для повышения чувства ответственности

Некоторых удалённых сотрудников можно объединять в пары или небольшие группы для работы над одной задачей – это позволит повысить уровень ответственности каждого участника.

10. Систематические срывы сроков не лечатся

Если человек стабильно (а не 1-2 раза) срывает сроки и/или некачественно выполняет задания, значит, он не воспринимает удалённую работу как полноценный труд и поэтому халтурит. Или у него нет желания/возможности поставить работу на первое место по отношению ко всем отвлекающим факторам, в том числе к семье. Это может случиться даже с теми сотрудниками, которые в офисе вели себя примерно. Если предупреждения и разъяснительные беседы не сработали, не стоит тешить себя иллюзией, что со временем может что-то исправиться. С таким человеком нужно или расставаться, или как-либо «законсервировать» его до лучших времён, например, отправив в отпуск.