Как гласило легендарное кольцо Соломона, всё проходит, и это пройдёт. Пройдёт и пандемия коронавируса, и мы с вами снова начнём набирать персонал. Но осадочек на какое-то время останется, в том числе в виде стремления не встречаться с большим количеством людей без веской на то необходимости. Как рекрутёр может избежать лишних контактов? Конечно, настроив эффективный фильтр, чтобы доступ к его телу, а также к телам руководства получили только самые многообещающие кандидаты. Поэтому роль предварительного интервью с соискателем по телефону станет ещё значимее, чем была до этого.

Чтобы понять, как лучше использовать любой инструмент, сначала нужно ответить на вопрос «Зачем?»

Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «Общение по телефону – это всегда промежуточная стадия между этапом выбора подходящего резюме после его изучения и реальным собеседованием (при личной встрече или посредством видеозвонка). Принять решение о выборе кандидата исключительно после телефонного разговора целесообразно только в случае привлечения специалиста как фрилансера на небольшие простые задачи.

Я никогда не принимаю решения о встрече с кандидатом или собеседовании по скайпу, не пообщавшись с ним предварительно по телефону. Сам разговор часто дает понимание, что кандидат точно не подходит. Это, на мой взгляд, и есть основная его цель. Иными словами, телефонный разговор помогает, прежде всего, отсеять неподходящих кандидатов. А с теми соискателями, которые заинтересовали, можно назначать встречу».

Цели телефонного интервью

• Отбор максимально релевантных кандидатов для личного интервью.
• Отсев заведомо неподходящих соискателей
• Проверка, соответствует ли кандидат тому образу, который сложился о нём на основании резюме
• Заполнение «белых пятен» в резюме, выяснение недостающей информации
• «Продажа» вакансии и самой компании (если вы обзваниваете соискателей из базы резюме)
• Выяснение основных мотивирующих факторов для соискателя
• Установка контакта с кандидатом, повышение его лояльности к компании

Что можно проверить посредством телефонного интервью

Сергей Пак выделяет следующие критерии, которые можно оценивать в беседе по телефону:

1. Общие качества кандидата: адекватность общения, характер, отсутствие наглости, агрессии, депрессии в голосе. Бывает такое, что уже по указанным характеристикам становится понятно, что кандидат и работодатель не подходят друг другу.
2. Для ряда должностей важно определить коммуникативные навыки: способность не перебивать, способность слушать, позитивный настрой в голосе. 
3. Из телефонного разговора можно также предварительно оценить профессиональный опыт соискателя и его интеллектуальные способности. Это можно понять, задав ему 2-3 вопроса по его специальности. В ходе получения ответов следует уделить внимание следующим моментам: а) насколько четко кандидат уловил суть вопросов, б) насколько точно он отвечает на поставленные вопросы.
4. Прочие важные детали, которые невозможно понять из резюме: наличие клиентской базы, опыт работы с конкретными версиями программ, опыт работы на конкретной модели оборудования и т. д.

Сколько времени занимает интервью по телефону?

Бывает, что на интервью уходит от нескольких минут до полутора часов, в зависимости от ситуации и вакантной должности. Но чаще всего это 15-30 минут, о чём кандидата стоит предупредить заранее.

Когда рекрутёр составляет план обзвона, лучше на каждого соискателя закладывать по часу, чтобы не случилось накладок. За рабочий день желательно ограничиться 5-6 претендентами, иначе в голове будет каша из впечатлений. Хотя зачастую это малореально – когда идёт массовый подбор или вакансию нужно срочно закрыть.

Структура интервью

Безусловно, начинается всё с приветствия и установления контакта (1). Дальше есть два принципиально разных сценария в зависимости от того, откликнулся ли соискатель на вашу вакансию или вы сами на него вышли тем или иным образом.

Соискатель откликнулся на вакансию и прислал резюме:

1. Задаём соискателю вопросы – уточняем информацию, проверяем компетенции, сверяем опыт работы с описанным в резюме, выясняем, почему были перерывы в стаже, и т.д.

2. Просим кандидата озвучить вопросы с его стороны

3. Ещё раз проговариваем ключевые моменты вакансии, уточняем, согласен ли с ними кандидат. Например, основной функционал, плавающий график работы, наличие командировок, необходимость иметь права.

4. Завершение: приглашение на собеседование / отказ (по инициативе любой из сторон) / обещание связаться позже, когда буде принято решение.

Вы сами вышли на соискателя (пассивного кандидата):

1. Уточняем, находится ли кандидат в поиске работы, готов ли рассматривать какие-либо вакансии в принципе.

2. Сообщаем о вакансии, которая открыта в нашей компании, можно с парой-тройкой главных обязанностей, и спрашиваем, есть ли у кандидата соответствующий интерес. Уточняем сферу деятельности и продукт, который производим. Бывает так, что человек не «в поиске», года три не обновлял резюме на hh.ru, за это время получил повышение, и должность рядового менеджера для него теперь совершенно не актуальна. Или он принципиально не желает продвигать алкоголь.

3. В меру подробно презентуем вакансию, условия работы, преимущества компании и т.д.

4. Если в процессе разговора удастся выяснить основные потребности собеседника, принципы, по которым он выбирает работу и т.д., то это высший рекрутёрский пилотаж. Также обязательно нужно уточнить зарплатные ожидания.

5. Обсуждение, ответы на вопросы друг друга.

6. Завершение: приглашение на собеседование / отказ (по инициативе любой из сторон) / обещание связаться позже, когда буде принято решение.

8. Если кандидату не интересна вакансия, просим порекомендовать кого-то из своих знакомых (когда есть такая потребность).

Стоит ли использовать скрипты?

Однозначно. Но не как жёсткий шаблон, а как основу для импровизации. Понятно, что под каждую вакансию нужно составлять отдельный скрипт, ведь с потенциальными операторами, курьерами и менеджерами по продажам, не говоря уже о финансовом директоре, нужно беседовать по-разному.

Скрипт поможет не забыть о вежливых оборотах: представлении, вопросе «Удобно ли вам сейчас говорить?». С опорой на скрипт всем кандидатам будут заданы более-менее одинаковые вопросы, что поможет сравнивать их по одинаковым критериям. Со скриптом вы обязательно уточните канал для обратной связи, чтобы прислать информацию о личном собеседовании и точный адрес электронной почты. Да и сам разговор будет более содержательным и одновременно лаконичным.

Также ёмкий скрипт будет спасением при массовом подборе персонала.

Нужно ли записывать интервью?

Обязательно. И на диктофон, и делать себе пометки по ходу разговора. Иначе информация даже о трёх кандидатах основательно перепутается в голове. Заодно можно попросить совета со стороны, если вы не уверены, приглашать или отклонить данную кандидатуру.

Прослушать несколько записей стоит не только для того, чтобы освежить память, но и чтобы оценить себя самого как интервьюера. Обычно после такого эксперимент хочется поставить себе тройку с минусом и удивиться, что вообще хоть кто-то доходит до собеседования.

Прочие советы

Мы (обоснованно) желаем, чтобы претендент на вакансию демонстрировал дружелюбие и энтузиазм. От себя во время разговора следует требовать того же самого.

Одной вежливости мало. Нужно ещё уметь не продемонстрировать (а лучше всего на самом деле не испытывать) снисходительное или пренебрежительное отношение к тем, кто не прошёл фильтр, или к тем, кто устраивается на самую простую должность.

Задавайте максимально открытые вопросы, не соглашайтесь на краткие ответы типа «Это есть в резюме», просите уточнений и подробностей. Это поможет оценить навыки самопрезентации, умение выстраивать разговор, давать развёрнутый ответ.

Помните, что это всё-таки не личная встреча, и общение по телефону затягивать нежелательно, поэтому следует вычеркнуть вопросы в духе «Расскажите о трёх своих недостатках» и «Почему вы хотите работать именно в нашей компании?».

Отказывать сразу или потом дополнительным сообщением? Сложный вопрос. С одной стороны, если сразу становится понятно, что кандидат вам не подходит, некрасиво томить его в ожидании и ложной надежде. С другой стороны, вежливо и тактично сформулировать однозначный отказ – отдельное искусство. Рекомендуется делать это по принципу бутерброда: вложить причину отказа между парочкой комплиментов. Ну и сохранить пути отхода: «Если у нас появится подходящая вакансия, мы с вами обязательно свяжемся».

Сергей Пак: «Я считаю правильным потратить чуть больше времени на телефонный разговор, чем потом жалеть о том, что зря позвал кандидата и потратил своё и его драгоценное время».