Абсентеизм – красивое слово (с лёгким привкусом полыни) для обозначения весьма распространённого явления: отсутствия сотрудника на рабочем месте. Всем нам доводилось сталкиваться с подобными персонажами. Вчера Сидорова отпрашивалась к врачу, сегодня дома прорвало трубу и она ждёт сантехника, завтра застрянет в пробке. Или где Петров? Ещё не приехал – уже на обеде – ещё не вернулся с обеда – уехал на объект – на объекте его тоже нет.

 

Очевидно, что с точки зрения компании и её руководителей, ничего хорошего в абсентеизме нет и быть не может.

 

Интересующие нас (и, надеемся, вас) вопросы лежат немножко в других плоскостях. В чём первопричина хронического отсутствия некоторых сотрудников: в неудовлетворённости работой и недостаточной мотивации, в особенностях характера или в мягкотелости начальника? Как бороться с абсентеизмом? И до какой степени стоит закручивать гайки?

 

Виды абсентеизма

 

Явный добросовестный абсентеизм – сотрудник часто берёт больничные (но не факт, что не липовые), отпуска и отгулы за свой счёт, под тем или иным предлогом отпрашивается у руководителя, так что последний в курсе, когда и почему его подчинённого нет на работе.

 

Явный недобросовестный абсентеизм – человека в офисе нет, его руководитель не в курсе и это отсутствие не санкционировал. В эту категорию попадают все хронически опаздывающие, отлучающиеся по своим делам в рабочее время и любители ускользнуть пораньше, авось никто не заметит.

 

Скрытый абсентеизм – сотрудник присутствует в офисе или даже на своём месте, но работу не работает, потому что:

 

• Он каждый час на полчаса уходит в курилку, подолгу зависает у кофемашины, застревает в других отделах, болтая с коллегами обо всём и ни о чём и провоцируя групповой абсентеизм.
• Он занят своими личным делами – от банального сидения в соцсетях и выбора нового автомобиля до написания кандидатской диссертации.
• Он всегда в разъездах по объектам и клиентам, хотя для того, чтобы решить вопрос, хватило бы одного звонка на 5 минут или достаточно было бы отправить курьера с пакетом документов.
• Специальная «опция», доступная топ-менеджерам, – он часто бывает в командировках, но результат этих поездок нулевой: что-то проверяет, налаживает связи, изучает обстановку на местах и т.д.

 

Какие категории сотрудников более склонны к абсентеизму

 

Во-первых, женщины. Но это только если говорить о явном добросовестном абсентеизме. Что нисколько не свидетельствует о меньшем уровне ответственности, лояльности работодателю или вовлеченности в рабочий процесс.

 

Данное явление связано исключительно с тем, что в нашем обществе женщины больше завязаны на семью. Именно они «сидят на больничном» с детьми, ухаживают за тяжелобольными родственниками, заботятся о пожилых и т.д. И иногда эта забота срочно нужна именно в рабочее время.

 

Во-вторых, молодые люди – то самое пресловутое поколение Z. Кто-то ещё действительно не дозрел до нужного уровня самоорганизованности, другие в принципе не могут проникнуться концепцией работы «от звонка до звонка».

 

В-третьих, низкоквалифицированный персонал. Квалифицированные высокооплачиваемые специалисты и руководители всех уровней явно гораздо больше ценят свои места и зарплаты. Или кто-то потому и остаётся на самой низкой ступеньке офисной иерархии, что не может организовать себя должным образом.

 

Однако всё вышесказанное не означает, что среди других категорий работников абсентеизм стремится к нулю. Просто они лучше маскируются – как говорится, начальство не опаздывает, начальство задерживается.

 

Сергей Пак, генеральный директор JobHelp: «Мне кажется, что склонность к абсентеизму никак не связана с полом, возрастом или должностью, а зависит исключительно от человека».

 

Андрей, ведущий менеджер по проекту: «К нам как-то пришёл новый директор по развитию, которого редко получалось застать в его кабинете. Продержался он месяца три-четыре. После увольнения стало известно, что он параллельно с нашей компанией развивал собственный бизнес. А коллеги даже видели его спящим в машине на офисной парковке».

 

Иные факторы, провоцирующие абсентеизм

 

• Летний сезон – солнце, жара и ясное небо за окном зовут сотрудников на волю, в пампасы. И они чаще сбегают с рабочих мест в неурочное время.
• Некомфортный офис – когда приходится трудиться в холодном или душном помещении, нет ничего удивительного, что работники стараются проводить в нём как можно меньше времени.
• Большой размер компании. Чем крупнее компания, тем чаще чьё-либо отсутствие остаётся незамеченным. И начальство обитает на другой планете на другом этаже, а не в том же оупен-спейсе, и вклад каждого в общее дело (точнее, отсутствие этого вклада) менее заметен, когда есть достаточно сотрудников с дублирующими функциями.

 

Коэффициент абсентеизма

 

В целом всё просто. Коэффициент абсентеизма – это отношение времени, которое человек отсутствовал на своём месте, к общему рабочему времени. Считается всё, кроме законного оплачиваемого отпуска. Точные формулы можно посмотреть в Интернете.

 

Легче всего посчитать коэффициент явного добросовестного абсентеизма. Чтобы посчитать явный недобросовестный абсентеизм, нужна или система магнитных пропусков в офис или человека должен кто-то «пасти». Выявить точные размеры скрытого абсентеизма (если уж задаться такой целью) можно при помощи различных следящих программ, которые на рынке программного обеспечения представлены в огромном количестве и на все случаи жизни.

 

Понятно, что человек не робот, поэтому коэффициент абсентеизма в пределах 10% признаётся нормой. Интересно и важно наблюдать этот коэффициент в совокупности по всему персоналу организации и в динамике.

 

Причины абсентеизма

 

Одно время в западной HR-мысли была принята точка зрения, что абсентеизм – следствие неудовлетворённости сотрудника своей работой. Потом маятник качнулся в другую сторону, и эксперты стали говорить, что претензии к работодателю – это лишь способ маскировки собственной лени и неорганизованности. Кто добровольно признает, что он тот ещё разгильдяй? А вот побухтеть на тему «чтоб я за такие деньги, да все 8 часов в кабинете торчал» многие горазды.

 

Как вариант, «план я так и так выполняю, неужели вам обязательно нужно, чтобы я протирал штаны в офисе?». И контрольный выстрел: «В современном мире давно уже принято платить за результат, а не за отсиженное на работе время».

 

Следующие в очереди, в кого летят камни, – непосредственные руководители злостных прогульщиков, ну и менеджеры по персоналу заодно. Мол, распустили персонал, не могут добиться дисциплины, вот и вертят ими все, как хотят.

 

Сергей Пак: «Я думаю, что причина может быть только одна – сам человек по натуре лентяй. Все остальное – производное от этого. Иногда сотрудник может лениться по причине низкого контроля. Но опять же, это будет только если сам человек такой. Трудолюбивого сотрудника не надо контролировать, он сам все будет делать».

 

Константин, главный редактор: «Официально рабочий день наших журналистов установлен с 10.00 до 19.00. Но по факту он ненормированный. С утра новостей может не быть, а потом приходится что-то срочно отписывать практически ночью.

 

В таких условиях я достаточно лояльно отношусь к сотрудникам, которые отпрашиваются по своим делам. Единственное условие – ставить меня в известность заранее. Зато ситуации, когда я собираюсь дать человеку задание, а он не у компьютера, а, например, на пробежке и выйдет на связь минут через 40, раздражают неимоверно.

 

Как бы сотрудник ни убеждал меня, что у него всегда с собой телефон/планшет и он может работать из любой точки города, это не так. Невозможно сосредоточиться на работе, когда ты в магазине или, тем более, в метро. По качеству сдаваемого материала всегда очевидно, работал ли над ним журналист вдумчиво несколько часов или накарябал левой пяткой в темпе вальса».

 

Тем не менее, список причин абсентеизма не ограничивается мотивационными ошибками работодателя, ленью сотрудника и бесхребетностью начальства:

 

• Все мы люди, и каждый из нас может попасть в не самую благоприятную ситуацию, вынуждающую отпрашиваться с работы.
• Если сотрудника в компании травят и в целом в коллективе сложился неблагоприятный психологический климат, это тоже приводит к абсентеизму.

 

Последствия чрезмерного абсентеизма для компании

 

1. Растущее недовольство отдельных сотрудников. В первую очередь тех, кто вынужден оправдываться за вечно отсутствующего коллегу: офис-менеджеров, соседей по кабинету и пр. И тех, кому приходится брать на себя его функции.
2. Общее «падение нравов» во всём коллективе или в отдельно взятом подразделении. Потому что если одному можно, то и всем остальным тоже.
3. Снижение производительности труда и эффективности работы отдела/подразделения/всей компании в целом в зависимости от среднего коэффициента абсентеизма по организации, срывы сроков.
4. Повышение текучки персонала. Так как неэффективных прогульщиков приходится увольнять. Или они, недовольные, уходят сами.
5. Дополнительные финансовые затраты: на подбор и обучение новых сотрудников, на выплаты тем, кто выходит не в свои смены взамен отсутствующих и работает из-за них внеурочно, на аутстаффинг и т.д.
6. Репутационные издержки, если злостный абсентеист контактирует с клиентами или контрагентами (которые практически никогда не могут вовремя решить свои вопросы и вынуждены за ним бегать).

 

Методы борьбы с абсентеизмом

 

Методы «кнута»

 

• Систематическое отслеживание прогулов, отсутствия за рабочим столом, отсутствия рабочей деятельности на экране компьютера и т.п. с последующим применением санкций: штрафов, выговоров, понижения в должности, вплоть до увольнения.
• Отсутствие/снижение размера положительного вознаграждения для тех, чей коэффициент абсентеизма выше определённой нормы. Например, такой персонаж не может пойти на повышение или не получит квартальную премию в полном объёме.
• Привязка размера премий руководящего состава в том числе к коэффициенту абсентеизма их подчинённых.
• Все «провинившиеся» сотрудники обязаны официально отчитываться о причинах своего отсутствия более 15 минут – писать объяснительные, приходить «на ковёр» к начальству.
• Отчёты о командировке по установленной форме с описанием целей, задач и достигнутых результатов, обязательные для всех, невзирая на место в табели о рангах.

 

Серей Пак: «Нужно просто расставаться и всё – пытаться менять людей бесполезно. Сужу по тем сотрудникам-разгильдяям, которые работали у нас в компании год-два и раньше».

 

Анастасия, начальник отдела финансового планирования: «В этом плане поддержание дисциплины среди подчинённых мне облегчает общая позиция руководства. В нашей компании царит почти армейская дисциплина, вольное отношение к посещению не допускается даже в мыслях. Если я задерживаюсь с обеда на 10 минут, потому что отлучилась по делам (мы строим дом), и предупреждаю об этом директора департамента, то в ответ получаю сообщение-простыню, где он напомнит, что тоже построил дом, но ни разу не потратил на это рабочее время, что за 10 лет не взял ни одного больничного и много чего ещё. Поэтому, если сотрудники начинают клянчить: «Можно я уйду пораньше в пятницу, а потом отработаю в субботу?», ответ однозначен: «В субботу, если хочешь, можешь и поработать. Но в пятницу будь добр присутствовать на месте весь день». Я бы даже сказала, что чуть большая гибкость в этом вопросе нам бы не помешала».

 

Методы «пряника»

 

• Пойти навстречу сотруднику, чей абсентеизм явно носит вынужденный и временный характер, и «узаконить» гибкий график или иные поблажки. В конце концов можно сказать подчинённому, что честнее и лучше для всех, чтобы он взял неоплачиваемый отпуск и наконец-то доделал ремонт в квартире, а не тратил на это часть рабочего времени каждый день.

 

Вероника, директор по продажам: «Когда моя пожилая мама тяжело заболела, я как-то опоздала на полдня, потому что была скорая, неудачная госпитализация и ещё одна скорая. Гендиректор, когда я наконец-то добралась до его кабинета, отнёсся к ситуации с полным пониманием и дал добро на периодические отлучки. Конечно, я всегда была на связи и по мере возможности их отрабатывала. Через месяц-полтора всё нормализовалось. Но если бы в тот период, помимо тревог и попыток разобраться в хитросплетениях нашей медицинской системы, меня бы ещё плющили на работе, это бы точно не закончилось ничем хорошим. А так я до сих пор глубоко благодарна за поддержку».

 

Елена, ведущий специалист по маркетингу: «Я ждала ребёнка, но беременность протекала не самым благополучным образом – требовались дополнительные анализы и исследования, причём их было невозможно сделать во внерабочее время. Я договорилась с отделом персонала, что буду брать отгулы за свой счёт на полдня и периодически выходить по субботам. Так что с их стороны ко мне претензий не было. Зато доходили слухи, что меня обсуждают и осуждают коллеги, как ни странно, женщины, которые сами не так давно вернулись из декрета. Но не будешь же за всеми бегать и объяснять, что за часы отсутствия я и зарплату не получаю».

 

Как максимум, можно ввести гибкий график для всех сотрудников. По данным исследований, данная мера приводит к наиболее заметному сокращению абсентеизма.

 

• Поговорить по душам, выяснить причины абсентеизма и постараться их устранить (если дело, например, всё-таки в травле), объяснить свою позицию подчинённому, призвать его к порядку, возможно, что-то перестроить в рабочем процессе.
• Провести тимбилдинг и прочие корпоративные мероприятия, направленные на сплочение коллектива. Ведь чем ближе ты знаешь коллег, тем психологически сложнее подводить их.

 

Сергей Пак: «Можно ли прощать абсентеизм отдельным категориям сотрудников – лучшим продавцам, топ-менеджерам, редким и узким специалистам? Или, например, позволять им гибкий график, в отличие от всех остальных, работающих с 9.00 до 18.00?

 

Нет. Каким бы крутым ты ни был, корону на голову надевать не надо. Всегда найдется кто-то лучше, способнее, и при этом дисциплинированный. Позволять сотруднику гибкий график за результаты не считаю правильным. Например, у нас в компании каждый сотрудник на своей позиции сильный. Но это не значит, что я буду каждому давать послабления. Иначе наша команда потихоньку развалится».

 

Абсентеизм в эпоху коронавируса

 

Бороться с абсентеизмом, когда все, кто мог, перешёл на удалёнку, в чём-то стало проще, а в чём-то сложнее. Теперь можно ждать сантехника или лечить ребёнка от простуды, не выпадая из рабочего процесса. Но заметить, что сотрудник куда-то отлучился, можно только по факту, когда к нему обратились, а он не смог полноценно отреагировать (например, открыть нужный файл на компьютере). Но в целом все опрошенные нами руководители сходятся на том, что принципиальных изменений не произошло.

 

Сергей Пак: «Я даже горжусь нашими сотрудниками! Что-что, а они реально все трудолюбивые, работоспособные. Даже на удаленке».

 

Анастасия: «Да, обязательно общее приветствие по утрам, вечером все расходятся по моему сигналу. Но такого, чтобы я позвонила человеку, а он оказался где-то не дома, не было ни разу».

 

В любом случае борьбу с абсентеизмом не стоит доводить до потери здравого смысла. Иначе сотрудники компании могут удариться в другую крайность под названием «презентаизм» – они находятся в офисе даже тогда, когда этого лучше было бы не делать. Но о презентаизме и его отрицательных сторонах мы расскажем в следующий раз.