Основные принципы общения работодателей с соискателями неизменны. А вот каналы связи и то, как мы их используем, за последние 3-4 года изменились кардинально. Сегодня сложно представить человека, который разместил резюме на job-сайте и теперь при каждом звонке выбегает с телефоном из оупен-спейса, чтобы не пропустить входящий от рекрутера.

Благодаря новым возможностям постепенно возникают новые правила, и мы сами в какой-то мере по чуть-чуть влияем на их формирование, поэтому мы решили обсудить их, как всегда, с точки зрения HR-менеджера. Однако, когда кто-то из нас в поиске работы оказывается по другую сторону, эти правила остаются прежними.

Мессенджеры

Очевидная новая норма. Иногда кажется, что туда переехало практически всё общение, что по личным, что по деловым вопросам. Вплоть до того, что некоторые люди отказываются давать адрес электронной почты – они в неё всё равно не заходят.

Логично, что теперь всё общение с соискателями тоже начинается (а иногда и заканчивается, причём в положительном ключе) в мессенджере. Или начинается по электронной почте (но только потому, что туда приходят отклики с job-сайтов), а потом всё равно переходит в мессенджер.

Алгоритмы общения с соискателями в мессенджерах:

• Если общение начинается в другом месте, желательно уточнить, какой мессенджер предпочтителен (ВКонтакте с этой точки зрения тоже вполне приемлемый вариант);

• Если выяснить предпочтение нет возможности, то можно оправить сообщение в любой мессенджер, который находится по номеру телефона. Лучше всего в WhatsApp, так как он наиболее популярен в России, но если несколько часов нет ответной реакции, лучше продублировать сообщение в другой мессенджер. Бывает, что человек не со всех своих мессенджеров получает уведомления или просто какой-то из сервисов не любит (а установил на телефоне по требованию обстоятельств);

• Не стоит переходить из одного мессенджера в другой, чтобы не потерялась часть переписки. Разве что по взаимной договорённости, если так всем будет удобнее. Ещё хуже «скакать» из мессенджера в мессенджер и обратно;

• Голосовые сообщения – табу, кроме экстренных случаев.

Чтобы рекрутер не запутался в куче вкладок, можно использовать омниканальные сервисы.

Деловой этикет в мессенджерах

Поскольку мессенджер – гибрид электронной почты и чата, то этикет общения в нём весьма компромиссный, однако некоторым моментам лучше уделить внимание:

• Обращение по имени. Кто-то вполне лоялен к обезличенному обращению («Здравствуйте!», «Добрый день!»), но для многих важно, чтобы приветствие было личным, то есть по имени или имени-отчеству («Иван, здравствуйте!»). Иначе можно потерять очки на первом же шаге общения с соискателем.

Сергей Пак, генеральный директор JOBHELP: «В переписке с соискателями всегда обращаю внимание на обращение по имени, вежливость, такт и этикет».

• Сокращения. Всякие «пжлста» и пр. Однозначно не рекомендуются.

• Эмодзи и стикеры – спорный вопрос. «Олдскульные» правила требуют писать сообщения так, чтобы намерения и интонации автора были понятны без смайликов, но иногда эмодзи может быть вполне уместным. Стоит ли ориентироваться на возраст кандидата? Не всегда. Да, для молодых людей они привычны, как знаки препинания. Но люди в возрасте тоже иногда очень любят эмодзи как дополнительное средство выражения. Скорее стоит смотреть на то, как соискатель сам оформляет сообщения.

• Следим за проделками Т9. Особенно в WhatsApp, где нет возможности отредактировать уже отправленное сообщение.

• Все ссылки должны быть рабочими. Послать кого-то куда-то (например, на сайт компании или на hh.ru посмотреть полное описание вакансии) и не сопроводить своё послание прямой ссылкой – дурной тон.

• У большинства людей звуковые оповещения о новых сообщениях давно отключены. Но всё равно лучше не писать слишком рано или слишком поздно, а придерживаться рамок 9:00 – 19:00. Выход за их пределы – только по договорённости с соискателем.

• Быстрая реакция. Если нет возможности ответить в течение часа-двух, лучше предупредить соискателя о том, когда ждать ответ («Смогу ответить на ваш вопрос во второй половине дня», «Согласую этот момент с директором и отпишусь завтра»).

• Вложенные файлы – тоже тонкий момент. Не у всех на смартфоне настроено открытие документов Microsoft Office. Не у всех мессенджеры установлены в том числе на компьютере, чтобы посмотреть документ оттуда. Можно прислать ссылку на google-документ, но для некоторых это неизвестный и пугающий зверь. В общем, проще спросить, как человеку будет удобнее, или воспользоваться электронной почтой.

Переводные стати о деловом этикете

Не читайте советских газет не читайте переводных статей о деловом этикете. Или читайте, но осмысляйте критически, потому что «их» правила очень часто не совпадают с нашими. В первую очередь это касается как раз общения в мессенджерах. Почему-то нам, россиянам, мессенджеры полюбились гораздо больше, чем европейцам. В переводных статьях нам рассказывают, что деловая переписка (в том числе с кандидатами) в мессенджерах – не комильфо. Потому что это зона приватного общения с друзьями и близкими, требуется более быстрый ответ, и вообще… Но нам нравится динамика мессенждеров (особенно когда хочешь побыстрее найти новую работу), мы быстрее принимаем решения и меньше обращаем внимание на соблюдение всех пунктов делового протокола.

Договорённость о звонке

Ещё 3-4 года назад было вполне уместно сразу позвонить соискателю. Вопроса «Удобно ли вам сейчас разговаривать?» было достаточно для соблюдения политеса. Сегодня внезапный звонок в лучшем случае считается досадной помехой текущей деятельности, в худшем – грубым вторжением в личное пространство. К тому же (спасибо спамерам) вероятность, что человек ответит на звонок с незнакомого номера, невысока.

Новая норма – сначала договориться об удобном для созвона времени в любом из мессенджеров, а если человека в них нет, то по электронной почте или через смс.

Сергей Пак: «Я тоже всегда сначала согласовываю время звонка, потому что я, например, всегда занят, и когда мне неожиданно звонят, часто просто физически не могу ответить. Также, когда мы записываем соискателей на онлайн-собеседования к нашим клиентам, мы всегда указываем точную дату и время звонка».

Онлайн и оффлайн-собеседования

Возможность онлайн-собеседований прекрасно вписалась в тренд на бережливое отношение ко времени: и чужому, и своему собственному. Раньше было вполне приемлемо отправить соискателя на несколько раундов собеседования в офис, даже если он расположен не очень удобно. Теперь личная встреча – это финальный аккорд после достижения всех (ну, почти всех) договоренностей, когда компетенции проверены, тестовые задания пройдены и онлайн все друг на друга посмотрели.

Исключение – ассессмент-собеседование (групповая встреча) для претендентов на должность менеджера по персоналу и т.п. вакансий. Понятно, что оно проводится на начальном этапе и возможно только вживую, но даже в таком случае хорошо бы предварительно хотя бы один раз пообщаться с соискателем по видеозвонку.

Сергей Пак: «Финальное собеседование в офисе, а все предыдущие онлайн – оптимальная схема, так как соискатель и работодатель тратят время и силы только в том случае, если уже предварительно познакомились и есть какой-то взаимный интерес. Соответственно, вероятность того, что соискатель приедет и сразу же станет ясно, что он не подходит, снижается. Лучше по возможности сначала знакомиться и все вопросы решать онлайн, а в офисе встречаться, только если понятно, что кандидат и компания, скорее всего, подходят друг другу».