Планерка в доме гоголевского городничего имела определенные признаки эффективного совещания, хоть и несколько затянутого. Как минимум, у присутствующих была цель, и «по ходу пьесы» принимались конкретные решения. Сегодня многие деловые вопросы можно обсудить, используя электронную почту и различные мессенджеры. Но иногда встречи «лицом к лицу» необходимы для более продуктивной работы. Разберемся, как избежать превращения рабочих совещаний в пустую трату времени и сделать из них эффективный инструмент менеджмента.

Проводить или не проводить?

Определимся с понятием: совещание – это заранее спланированная деловая встреча, на которой обсуждаются производственные задачи. Его ценность заключается в том, что именно группой можно сделать то, что не получится в другом формате. Т. е. предполагаемый результат должен быть быстрее и эффективнее, чем полученный другим способом. Совещание необходимо, если предполагается:

• взаимный обмен информацией, которая должна быть предоставлена здесь и сейчас;
• обсуждение новых проектов, важность и срочность которых требует незамедлительных решений;
• поиск новых идей с использованием мозгового штурма;
• налаживание коммуникации между подразделениями;
• распределение обязанностей для решения конкретной проблемы;
• совместное изучение визуальных материалов с обменом мнениями.

Без совещания лучше обойтись, если:

• требуется найти «благодарных» слушателей для собственных идей, обсуждать которые не предполагается;
• единственная цель его проведения – укрепление командного духа;
• нет времени на его подготовку.

В каждом из этих случаев руководителю – инициатору встречи лучше провести «внутреннее» совещание с самим собой. До сотрудников принятые решения можно донести в форме официальных приказов, распоряжений или с помощью электронных писем. Другой вариант – решить вопрос в формате «один на один».

Цель как движущая сила

Совещание без цели – деньги на ветер, особенно когда оно предполагает временные затраты топ-менеджеров компании. Чтобы провести встречу эффективно, руководитель должен понимать, что именно он хочет получить в результате групповой работы. Размытые формулировки не подойдут, они в итоге «размоют» и само совещание. Если обсуждать предполагается проблемный вопрос, то цель можно сформулировать так:

• найти варианты решения;
• оценить риски, выбрать решение;
• составить план реализации.

Определение круга участников

Он формируется исходя из цели совещания. Принцип «лучше меньше, да лучше» действует здесь безотказно. Увеличение числа участников и включение в список лишних лиц только для того, чтобы они были в курсе дела, уменьшает эффективность обсуждений.  Приглашение сотрудника целесообразно, если:

• он достаточно разбирается в ситуации, чтобы обсуждать поставленные вопросы;
• он владеет информацией, которую необходимо получить;
• обсуждаемая тема затрагивает его профессиональные интересы;
• уровень его компетенции соответствует решениям, которые планируется принять.

Чем больше количество участников, тем основательнее должна быть подготовка. Если присутствие кого-либо из приглашенных требуется только для обсуждения отдельных тем, нет смысла держать их на совещании от начала и до конца.

Подготовка повестки дня

К совещанию должен быть готов не только его организатор, но и все участники. Необходимо собрать нужные документы, подготовить данные. Иногда целесообразно заранее поделиться определенной информацией, за счет этого можно сократить время встречи. Данные вопросы поможет решить повестка дня, которую готовит организатор. Документ должен предоставлять участникам сведения, необходимые им для надлежащей подготовки. В повестке указываются:

• место и время (начало и окончание) проведения совещания;
• цели встречи;
• темы и вопросы, которые будут рассмотрены (при необходимости их можно снабдить кратким описанием);
• докладчики;
• материалы, которые необходимо заранее подготовить и предоставить, с указанием ответственных за них и сроков.

Первым в списке можно поставить легкий вопрос «для разогрева». Остальные пункты в повестке должны логично следовать друг за другом, дополнительно можно указать примерное время напротив каждого из них. Временной план необходимо продумать заранее, чтобы не сложилась ситуация, когда совещание подходит к концу, но не все запланированные вопросы успели рассмотреть. Самое важное стоит обсудить в первой половине встречи, пока внимание присутствующих не рассеялось. А вот обсуждение конфликтных ситуаций лучше оставить напоследок, иначе конструктивной дискуссии по остальным вопросам может не получиться.

Действующие лица и исполнители

Распределение ролей среди участников совещания не менее важно, чем в пьесе Гоголя. Их совместное выполнение способствует успешному  проведению деловой встречи.

Ведущий

Как правило, он же организатор. Отвечает непосредственно за проведение совещания, обеспечивая его эффективность и продуктивность:

• организует обсуждения;
• предоставляет слово участникам;
• следит за регламентом и соблюдением графика повестки дня;
• гасит возникающие конфликты;
• подводит итоги.

Секретарь

Обеспечивает документационную поддержку:

• формулирует и записывает основные тезисы, идеи и принятые в результате совещания решения;
• составляет протокол совещания, предоставляет его на подпись организатору и передает копии всем участникам.

Докладчики

Выступают на совещании с подготовленным докладом по определенному вопросу.

Участники совещания

Все приглашенные, в чьи функции входит:

• ознакомление с повесткой дня и подготовка необходимых материалов;
• участие в обсуждении поставленных вопросов и принятии решений;
• выполнение обязанностей, назначенных по итогам совещания.

Администратор

Обеспечивает техническую поддержку совещания, включающую:

• бронирование переговорной;
• формирование раздаточных материалов;
• обеспечение канцтоварами и необходимой техникой.

Правила проведения успешного совещания

Регламент, регламент и еще раз регламент

Серьезность своих намерений строго его соблюдать организатору наверняка придется доказывать, на это может уйти не одна рабочая встреча. Участники должны усвоить: если на презентацию отведено 15 минут, значит, ровно через 15 минут она закончится. Тогда в следующий раз никто не будет пытаться объять необъятное. Также стоит лимитировать время высказываний, сжав их до сути, чтобы все присутствующие имели возможность высказаться. Пространные монологи любителей поговорить будут уместнее в неформальной обстановке.

Ближе к теме!

Важно не давать увести совещание с намеченного пути. Посторонние темы и дискуссии, возникающие в процессе обсуждения основных вопросов, способны «съесть» львиную долю запланированного времени и отдалить от выработки решений.

Один говорит – остальные слушают

Не позволяйте участникам перебивать друг друга. Такое поведение не только является проявлением неуважения, но и препятствует взаимопониманию.

Критика? Только конструктивная!

Обсуждая на совещании мнение кого-либо из присутствующих, не допускайте перехода на личности. Иначе каждый участник прочно усвоит, что и он в любой момент может оказаться в такой же ситуации. После этого ни у кого не возникнет ни малейшего желания высказывать свое мнение по обсуждаемым вопросам.

Гаджетам – бой!

Трудно вовлечь в работу участников, поглощенных перепиской в мессенджерах или чтением ленты новостей. Можно ввести правило: до начала совещания все гаджеты кладутся в специальный контейнер, где и остаются до окончания встречи. Так приглашенные не будут отвлекаться и смогут сосредоточиться на обсуждении.

Подведение итогов

Грош цена тому совещанию, после проведения которого не составлено ни одного документа. В этом случае далее не последует никаких конкретных действий. На выходе обязательно требуется получить что-то вещественное, зафиксированное на бумаге. Протокол должен существовать в письменном виде и быть написан языком, понятным даже для тех, кто не принимал участие в совещании. По каждому поручению должен быть назначен ответственный за исполнение с указанием сроков. Итоговый документ должен быть предоставлен всем участникам, а также сотрудникам, которые не присутствовали на совещании, но должны быть в курсе дела. Отдельно можно зафиксировать дополнительные вопросы, возникшие в ходе совещания, которые планируется решать в дальнейшем.

Резюмируем

Рабочие совещания позволяют обсудить важные вопросы, принять решения и спланировать дальнейшие действия. Ключевые элементы успешного проведения деловой встречи - предварительная подготовка, соблюдение правил проведения и практичное использование времени участников. И еще: лучше разобрать один вопрос, но досконально, чем десять поверхностно. Тогда не придется сожалеть о зря потерянном времени.