Отложить важные дела «на потом», чтобы заняться чем-то менее глобальным и более приятным – знакомая ситуация? Если раньше помехой в работе становились болтовня с коллегами, чаепития и перекуры, то благодаря всеобщей цифровизации перечень отвлекающих факторов значительно расширился. Зависание подчиненных в рабочее время в пресловутых соцсетях и мессенджерах оборачивается затягиванием сроков, потрепанными нервами руководителей и реальными убытками компаний. Тихой сапой прокрастинация может прочно и незаметно проникать в офисную жизнь, «заражая» собой персонал. Как бороться с напастью, чтобы все поставленные задачи выполнялись своевременно? Разберем по порядку.

В чем опасность?

Прокрастинация может сильно повлиять на бизнес в целом, особенно если захватит значительную часть коллектива. Ущерб во многом зависит от должности и профессиональных обязанностей работника. Например, менеджер по продажам может упустить важного и прибыльного клиента. Ну а если прокрастинатор затесался в бухгалтерии, не сданный в срок или выполненный с ошибками «сырой» отчет вообще грозит компании серьезными штрафами. Командная работа тоже может пострадать. Эффект домино: один не успел выполнить свою часть задания, работа второго зависела от первого и тоже осталась невыполненной и т. д. Как результат – сроки проекта сорваны, компания несет убытки и «бонусом» получает негативную репутацию в глазах клиентов.

Не путать с ленью

Откладывая выполнение насущных и объемных задач, прокрастинатор не способен расслабиться, он постоянно о них думает, но из-за внутренних барьеров не в силах взять себя в руки. Он может и не отвлекаться от работы, но предпочтет важным делам мелкие и простые задания, не требующие особых усилий. В итоге ближе к часу икс человек начинает в авральном порядке пытаться выполнить за полдня то, на что ему давалась неделя, а то и больше. У банального лентяя ответственность и чувство вины отсутствуют напрочь, он в любых обстоятельствах предпочтет отдых работе. Ему вообще фиолетово, выдаст ли он в итоге результат и какой именно. Это черта характера, которая будет постоянно влиять на любые действия работника, и методы борьбы тут придется использовать другие.

Признаки прокрастинацции

О «заражении недугом» можно говорить, если в поведении работника появились негативные изменения. На протяжении длительного времени он:

• накапливает большое количество невыполненных задач, к которым никак не может приступить;
• откладывает объемные проекты, загружая свой день простыми и несрочными делами;
• в спешном порядке заканчивает работу над важной задачей, когда дедлайн уже на подходе;
• постоянно ищет причины для переноса сроков, даже абсолютно реальных;
• сдает работу, требующую большого количества правок.

В чем корень проблемы?

Причины постоянного откладывания дел могут быть разными:

Отсутствие мотивации

Сотрудник считает поставленную задачу сложной и неинтересной, ему непонятно, с чего и для чего начинать ее выполнение. Вполне логично, что ему захочется откладывать ее до бесконечности.

Недостаток самоконтроля

Некоторым тяжело фокусировать внимание на какой-либо задаче в течение длительного времени. Постоянно возникают отвлекающие факторы, и соблазн устроить очередной перерыв слишком велик.

Боязнь ошибки.

Серьезным препятствием в работе может стать страх потерпеть неудачу, опасение не оправдать ожиданий. Иногда человек не уверен в себе и боится, что ему не хватит навыков, поэтому откладывает даже те задачи, которые ему вполне по силам. Часто этим грешат перфекционисты, которых пугает возможный «неидеальный» результат.

Излишняя нагрузка

Если задач слишком много, человек понимает, что не успевает выполнить все их в срок. Ему непонятно, за что хвататься в первую очередь, он находится в подавленном состоянии и пытается хоть чем-то себя отвлечь от безрадостных мыслей.

Свойство характера

Бывает и так, что прокрастинация – личная особенность человека. Такой сотрудник способен, проваляв дурака львиную долю рабочего времени, на адреналине от поджимающего дедлайна выдать превосходный результат за короткий период. Бороться с этим бессмысленно, если сроки соблюдаются, и у руководства нет претензий к качеству. Расставаться с таким работником обычно никто не спешит, но вот от других членов коллектива его лучше оградить. Иначе с таким примером перед глазами желание трудиться в течение всего рабочего дня у них напрочь пропадет.

Методы борьбы и профилактики

Уменьшить влияние прокрастинации на рабочие процессы и не давать ей переходить границы вполне реально. Поубавить у сотрудников поводов прокрастинировать и повысить производительность труда помогут следующие меры:

1. Четкая постановка задач, соответствующих компетенции работников. Понятные инструкции, предоставление дополнительной свободы действий и регулярное обсуждение прогресса по решенным проблемам и вкладу в общее дело способствуют мотивации подчиненных.
2. Внедрение регламентов по бизнес-процессам компании. В нормативных документах необходимо прописать сроки и результаты по всем операциям, что позволит контролировать их выполнение.
3. Установка дедлайнов с запасом в несколько дней. Это позволит минимизировать риски и убытки, связанные с нарушением сроков, и даст возможность сотруднику уложиться в запланированные рамки. Плюс у него будет запас времени на внесение исправлений. Другой вариант – разрешить работнику самому определить точный срок выполнения задачи, вплоть до часа. Он будет знать, что в случае задержки ему придется письменно объяснить, в чем проблема срыва собственноручно установленного дедлайна.
4. Проведение ежедневных летучек длительностью до 10 минут, на которых каждый из членов команды должен рассказать о том, что было сделано вчера, озвучить возникшие сложности и поделиться планами на текущий день. Раз в неделю можно запланировать работу на очередную пятидневку, а в конце каждого месяца – определить задачи на следующий.
5. Совместная ревизия накопившихся у подчиненного дел. Возможно, работник действительно перегружен, и пора перераспределить задания между коллегами или подразделениями.
6. Правильная расстановка приоритетов. Сотрудник должен понимать, в каком порядке выполнять поставленные задачи и сколько времени потребуется для каждой из них. Плюс каждый раз необходимо уточнять, что человек все понял верно, и все сведения, параметры и инструменты, необходимые для полноценной работы, ему доступны.
7. Разбивка больших проектов на части. Масштабность часто пугает, в этом случае помочь может поэтапное выполнение отдельных задач и видимость промежуточных результатов.
8. Составление плана действий. Поручите подчиненному разработать его самостоятельно, так будет видно, понимает ли он порядок действий и на каких этапах лучше установить промежуточные точки контроля.
9. Применение метода «круговой поруки». Сотрудник, работа и сроки которого зависят от выполнения предыдущих этапов, будет заинтересован в том, чтобы поторопить и проконтролировать нерадивого коллегу. Так прокрастинатор будет испытывать чувство ответственности не только за себя, но и за следующее звено в командной цепи.
10. Контроль рабочего времени с помощью специализированных программ и сервисов. Но нужно помнить, что выявление прокрастинации должно быть лишь «побочным эффектом» данного метода, и превращать его в инструмент тотальной слежки за подчиненными не стоит. Установка данного ПО позволяет оптимизировать бизнес-процессы, пересмотреть загрузку работников, перераспределить между ними задачи и вовремя выявить необходимость увеличения штата.
11. Введение прокрастинации в рабочий график. Кроме перерывов, положенных по трудовому законодательству, полезно установить дополнительные промежутки времени для «ничегонеделания». Можно устроить совместный перекус, сделать зарядку на рабочем месте, почитать новости или придумать свой способ отвлечения от работы. Такие перерывы снимают лишнее напряжение и изменяют отношение к обязанностям в лучшую сторону.

Прокрастинация – явление распространенное и в определенной степени нормальное. Этой «болезнью» страдают многие квалифицированные специалисты, и за них придется побороться. Руководителю не стоит пытаться полностью искоренить прокрастинацию в своем коллективе, если только она не его собственная. Но, приняв соответствующие меры, можно снизить ее негативное влияние на продуктивность и эффективность командной работы.