Выход на новое место работы для многих сродни выходу в открытый космос. Онбординг, или адаптация персонала, дает возможность новичку познакомиться с правилами и коллективом компании без лишних ошибок и сильного стресса. Если в организации данный процесс не отлажен, есть риск, что принятый работник не задержится надолго. Онбординг дает возможность компании узнать, насколько человек вписывается в ее формат, а новому сотруднику – всесторонне оценить, соответствует ли работодатель его ожиданиям. Рассмотрим, как правильно провести адаптацию, чтобы сэкономить время и деньги организации и сберечь нервы новобранцев, не дав им «утонуть» в информационном потоке.

В чем важность?

Вообще, онбординг – лишь часть процесса адаптации, подразумевающего путь от новичка до полноценного работника, однако оба понятия нередко отождествляют. Нужно ли тратить на это ресурсы? Можно, конечно, отправить человека в одиночное «плавание», предоставив ему самостоятельно разбираться во всех нюансах нового места работы и решать возникающие проблемы. А их у новенького бывает немало:

• рабочие задачи даже для одной и той же должности в разных компаниях могут кардинально отличаться;
• нет понимания бизнес-процессов и порядка взаимодействия с коллегами и руководством;
• непонятно, к кому обращаться за помощью, ведь чаще всего до выхода на работу новичку доводится пообщаться только с HR-менеджером и непосредственным руководителем, чей стиль управления пока незнаком;
• появляются вопросы, связанные с организацией рабочего времени и пространства.

Если процесс адаптации пустить на самотек, сотрудник будет находиться в постоянном напряжении, невольно сравнивая предыдущее и новое место работы, причем не в пользу последнего. Может возникнуть ощущение ненужности и недооцененности, результатом которого станет заявление об увольнении еще до окончания испытательного срока.

В чем выгода для бизнеса?

Помощь новым сотрудникам с адаптацией – не пустая трата времени, а экономически оправданная необходимость.  Этому есть несколько причин:

Результативность

Если человек переживает стресс, он не может полноценно трудиться. Все его умственные и энергетические ресурсы тратятся не на решение производственных задач, а на привыкание к новому коллективу и новым обязанностям. Адаптация помогает сделать обстановку комфортной, а бизнес-процессы привычными. Следовательно, и результаты работы будут выше.

Экономия финансовых ресурсов

Если из-за проблем с адаптацией сотрудник уволится в первый же месяц, придется снова открывать вакансию, заниматься подбором и собеседованиями. Это влечет за собой определенные расходы. Во всех отношениях выгоднее помочь адаптироваться уже найденному специалисту, чем заниматься поиском нового.

Экономия временных ресурсов

Если вывалить на новичка кучу устной информации, с первого раза он наверняка мало что запомнит и будет каждый раз обращаться за помощью к коллегам. Ответы на большинство интересующих сотрудника вопросов должны содержаться в подготовленных для него инструкциях, регламентах и других ознакомительных документах. Тогда постоянные «как», «где» и «почему» не будут тормозить работу, отнимать время и отвлекать старожилов от их обязанностей.

HR-бренд компании

Если из-за плохо организованного приема человек решит уволиться, едва успев выйти на новое место, вряд ли у него останутся радужные впечатления от взаимоотношений с работодателем. И он не упустит возможность поделиться своим мнением не только со своим ближайшим окружением, но и в соцсетях. В дальнейшем компания может лишиться многих соискателей, ведь большинству не захочется повторять печальный чужой опыт.

«Предполетная подготовка»

Процесс адаптации следует начинать еще до первого рабочего дня. На данном этапе специалисту кадровой службы необходимо за несколько дней до назначенной даты подтвердить сам факт выхода кандидата на работу и все предварительные договоренности, обсужденные еще на собеседовании.

Предоставление необходимых сведений

Будущему коллеге можно отправить сообщение, в котором будет указано следующее:

• дата выхода;
• время начала и окончания работы;
• документы, необходимые для оформления;
• где припарковаться и как попасть в офис;
• ФИО непосредственного руководителя;
• дресс-код, принятый в компании;
• как организовано питание.

Подготовка рабочего места

От того, как она проведена, во многом будет зависеть впечатление сотрудника о первом рабочем дне и о компании в целом. Обычно этим занимается HR или непосредственный руководитель. Необходимо позаботиться о том, чтобы к моменту выхода для новичка были подготовлены:

• рабочий стол, стул
• компьютер или ноутбук со специализированным ПО, необходимым для работы
• бейджик и униформа (при наличии)
• канцтовары

Как правило, учетные записи, выдача логинов и паролей, доступы к программам и сетевым папкам оформляются непосредственно в первый рабочий день. Необходимо заранее сообщить о новом коллеге в IT-отдел и подготовить все установленные правилами заявления и служебные записки. В некоторых компаниях предусмотрены «наборы новичка», в которых могут быть приятные мелочи – кружка, брелок или блокнот с логотипом компании. Такой знак внимания позволяет человеку с самого начала ощутить себя частью команды.

Составление пакета документов

Выходя на работу, сотрудник должен ознакомиться под роспись с различными инструкциями, регламентами и положениями, в т. ч. касающимися пожарной безопасности и охраны труда. Стоит заранее подготовить полный пакет, чтобы ничего не упустить и не забыть. Можно также составить специальные инструкции и чек-листы для вновь прибывших, чтобы они могли вернуться к ним в любой момент, когда нужно будет освежить знания.

Планирование

Новый сотрудник должен почувствовать, что он нужен и его ждали. Для этого следует заранее составить план действий на первый день работы, а также обозначить цели и задачи до конца испытательного срока.

Первый день – полет нормальный

В день выхода на работу HR-менеджеру или непосредственному руководителю необходимо встретить сотрудника, проводить на подготовленное рабочее место и провести первичный инструктаж. Что еще потребуется сделать в самом начале? Много всего важного:

• рассказать о структуре и особенностях корпоративной культуры компании
• ознакомить с правилами компании и трудовым распорядком
• документально оформить прием на работу
• разъяснить организационно-бытовые вопросы (пропуск в офис, снабжение канцтоварами, чай-кофе)
• ознакомить с планом действий на первый день и на испытательный срок в целом
• провести экскурсию по офису с представлением новичка коллегам
• сделать рассылку о новом сотруднике по корпоративной электронной почте с указанием его ФИО, должности и рабочих контактов
• назначить опытного наставника, который поможет освоиться
• в конце дня получить от новичка обратную связь, ответив на возникшие вопросы

Дальнейшая адаптация

Обучение

Если новичков сразу несколько, для них целесообразно организовать специальные мероприятия. Это могут быть очные или онлайн-курсы, видеоуроки, обзорные и обучающие тренинги и практикумы. Так новые сотрудники быстрее «войдут в колею» и смогут начать работать на результат наравне с коллегами.

Интеграция

В первые месяцы сотрудник постепенно вливается в рабочий процесс. Наставник и непосредственный руководитель должны помочь ему в этом и поддержать в период освоения обязанностей. Профессиональная адаптация может включать теоретические занятия и решение практических задач с оценкой уровня знаний. Оптимальный вариант – сотрудник выполняет порученные задания с постепенным усложнением работы, получая по результатам развернутую обратную связь. Так он сможет понять, что удается, а на что стоит обратить внимание. Обратная связь для руководителя не менее важна: она покажет, как проходит погружение в рабочий процесс, все ли понятно подчиненному, а также прояснит, какие места в системе онбординга требуют доработки.

Социальная адаптация

Сотруднику важно не только интегрироваться профессионально. Для успешной работы ему нужно влиться в коллектив, понять все тонкости бытия и даже изучить некоторых «скелетов в шкафу» компании. Нужно разобраться в различных вопросах:

• атмосфера в коллективе
• правила коммуникации с руководством и коллегами
• корпоративная этика (какие вопросы можно или не следует обсуждать, какие данные являются конфиденциальными и т. д.)
• местные традиции (как отмечают дни рождения, повышения и другие события)

Совместная работа над проектами и корпоративные мероприятия отлично сближают, но иногда этого недостаточно, чтобы разобраться в важных мелочах. Если наставник по каким-либо причинам не готов вводить новобранца в курс событий, можно познакомить его с кем-то из разговорчивых коллег, только не сплетником, а общительным информатором, который расскажет о внутренней организационной «кухне».

Оценка успешности адаптации

По окончании испытательного срока проводится анализ деятельности работника за истекший период. Оценивается успешность выполнения поставленных задач, привыкание к новым условиям, общение в коллективе. Основных критериев два:

• удовлетворенность сотрудника компанией
• удовлетворенность компании работой сотрудника

Для оценки результатов проводят опрос тех, чей испытательный срок подошел к концу, а также их личные беседы с HR-менеджером и непосредственным руководителем. Для дальнейшего совершенствования системы адаптации в анкету целесообразно включить следующие вопросы:

• Соответствовал ли процесс адаптации вашим ожиданиям?
• Была ли предоставлена вся необходимая информация?
• Насколько коллеги помогли вам вникнуть в рабочие процессы?
• Удовлетворены ли вы условиями труда?
• Что можно было бы изменить или улучшить в процессе адаптации?

Подведем итоги. Онбординг может оказать прямое влияние не только на срок работы сотрудников в компании, но и на их мотивацию и эффективность. Ошибки в системе адаптации могут дорого обойтись компании и негативно сказаться на HR-бренде. Поэтому так важно оптимизировать процесс, активно поддерживать новичков и не бросать их на произвол судьбы.