Каждой организации приходится иметь дело с соискателями, которые по тем или иным причинам не подходят на открытую позицию. Несоответствие кандидата может быть выявлено на различных этапах отбора, от получения резюме до финального собеседования, когда на финишной прямой остается всего 2-3 претендента. И возникают вопросы: как и когда давать обратную связь тем, кто не подошел, чтобы при этом сохранить у них приятные впечатления о компании? Или пусть кандидат, проявив способности ясновидящего, сам догадается, что не прошел отбор? Разбираемся по порядку.

Отказать или «забыть»?

Часто HR-менеджеры завершают собеседование расплывчатым обещанием «Мы вам перезвоним». К сожалению, выполняют его далеко не все. Отказывать всегда тяжело, к тому же, существует риск, что кандидат сочтет решение работодателя необоснованным. И все-таки по сравнению с «политикой молчания» своевременная и корректная обратная связь имеет неоспоримые преимущества.

Сохранение репутации компании

Бренд работодателя создается долго, трудно и затратно, и тем досаднее будет разрушить «все, что нажито непосильным трудом», игнорируя отклоненных кандидатов. Не дождавшись ответа, соискатель не упустит возможности поделиться мнением о несостоявшемся работодателе не только со своими знакомыми, но и в социальных сетях, на сайтах-отзовиках и везде, где только сможет. И наоборот, уважительное отношение к не прошедшим отбор кандидатам демонстрирует высокий уровень корпоративной культуры, добавляя плюсы к карме компании и повышая интерес к ней на рынке труда.

Поддержание связей с соискателями

Часто бывает, что претендент заинтересовал рекрутера или руководителя, но на данном этапе ему не хватает определенных навыков или еще по каким-либо причинам он не подходит на должность. Любой соискатель будет благодарен за то, что ему тактично указали на пробелы и слабые стороны. Стоит включить такого специалиста во внешний кадровый резерв, и в будущем он вполне сможет претендовать на одну из вакансий.

Особенности отказа на различных этапах

Отклик на вакансию

На этом этапе с кандидатом знакомятся пока заочно, просматривая резюме. Поскольку никаких договоренностей еще не было, многие рекрутеры не утруждают себя отправкой фидбека, совершая большую ошибку. Ни один отклик не следует оставлять без ответа, даже если резюме абсолютно не релевантно размещенной вакансии. Лучше отправить сообщение по электронной почте сразу после просмотра, чтобы соискатель не ждал напрасно и понимал, что не подошел работодателю. На работных сайтах можно подготовить шаблон и настроить ответ с помощью одной кнопки, это особенно удобно, если позиция массовая и откликов много. В тексте сообщения стоит не только написать об отказе, но и предложить соискателю следить за обновлением списка вакансий и новостями компании.

Тестовое задание

Чаще всего соискатели выполняют его после отклика на вакансию и до первой встречи с работодателем. На этом этапе обратную связь лучше отправить по электронной почте, не забыв проанализировать работу кандидата. Хорошо, если текст отказа поможет составить специалист, проверявший задание, который укажет на недостатки и сильные стороны выполненного тестового задания.

Первичное собеседование

Его обычно проводит HR-менеджер, узнавая и подтверждая основную информацию, указанную в резюме, непосредственно у кандидата. Вариант обратной связи выбирают в зависимости от ситуации:

• Сразу становится понятно, что соискатель не соответствует требованиям вакансии. Часто бывает, что реальные навыки кандидата отличаются от тех, что были указаны в резюме. Например, специалисту не хватает знаний в какой-либо области или у него отсутствует опыт работы в программе, используемой в компании. Если несоответствия критичны, не стоит брать паузу и внушать человеку напрасные надежды. Лучше сразу объяснить, чем именно он не устраивает, а в качестве компенсации можно дать несколько профессиональных советов с точки зрения HR. Возможно, именно они помогут кандидату успешно пройти собеседование в другой компании.
• Возникли сомнения или процесс подбора на вакансию только начат. В этом случае кандидату можно сообщить, что с ним свяжутся после того, как просмотрят остальных претендентов. Например, через неделю после собеседования, по телефону, электронной почте или в мессенджере. Если руководитель отклонил кандидатуру соискателя и следующий этап не состоится, нужно кратко разъяснить причину – недостающий опыт, выбор в пользу другого претендента и т. д.

Техническое интервью

Его часто проводят для специалистов IT направлений и инженеров, чтобы подтвердить hard skills и убедиться в профпригодности кандидата. Если интервьюер не готов дать ответ сразу и планирует рассмотреть других претендентов на вакансию, нужно сказать об этом соискателю, прояснив ситуацию. Не лишним будет уточнить, сколько сам человек готов ждать ответ. В случае отказа будет уместным написать об этом в мессенджере или сообщить личным звонком. Если же интервьюер понимает, что кандидат слабоват, стоит не просто отказать в стиле «Вы нам не подходите», а дать развернутый ответ, указав на имеющиеся пробелы.

Собеседование с руководителем

До этого этапа доходят финалисты, наиболее соответствующие требованиям вакансии. Руководитель может отказать, ориентируясь не на знания и навыки соискателя, а на общее впечатление о нем. Например, понимает, что человек не впишется в команду, или хотел бы видеть на этом месте более инициативного сотрудника. «Приятную» обязанность отказать соискателю обычно возлагают на HR-менеджера. Отрицательное решение стоит сообщить кандидату личным звонком, объяснив, по каким критериям оценки был сделан выбор в пользу другого претендента.

О чем следует помнить?

1. Любой шаблонный ответ лучше полного отсутствия информации. Бесполезное ожидание и неизвестность часто вызывают больший негатив, чем прямой отказ, полученный вовремя.
2. С кандидатом, прошедшим собеседование, лучше сразу обговорить четкие сроки и формат обратной связи. При массовом подборе, когда соискатели идут сплошным потоком и просто физически невозможно ответить каждому, оптимальным вариантом будет предупредить всех заранее: если в течение определенного времени не поступило звонка или письма, значит, отбор не был пройден. Также можно предложить перезвонить самостоятельно.
3. Не стоит затягивать с отрицательным ответом. Если решение по кандидату уже принято, нужно сразу же сообщить ему об этом. И не забывать о том, что причиной отказа может стать только недостаток опыта и отсутствие необходимых профессиональных навыков.
4. Если соискатель не подошел по каким-либо критериям, но в дальнейшем к его кандидатуре хотелось бы вернуться, стоит попросить у него разрешения сохранить резюме в своей базе. Если возникнет вакансия в другом подразделении, вполне вероятно, что качества, которые один руководитель посчитал недостатками, для другого окажутся как раз достоинствами.
5. Чем дальше в процессе отбора прошел кандидат, тем содержательнее и подробнее должна быть предоставляемая ему обратная связь. Человек потратил свое время и заслуживает дополнительного внимания и персонализированного ответа.
6. При предоставлении обратной связи кандидатам, прошедшим хотя бы один этап собеседований, следует не только разъяснить причину отказа, но и кратко упомянуть о том, чем соискатель понравился, что в его знаниях и опыте впечатлило интервьюеров.

Правильная и своевременная обратная связь с соискателями не только помогает снизить репутационные риски, но и дает возможность структурировать процесс найма в организации. Стоит поинтересоваться у кандидата, прошедшего несколько этапов отбора, как он оценивает процесс найма в компании. «Отказники» могут стать источником ценной информации о реальном положении дел. Такая двусторонняя обратная связь поможет разойтись на позитивной ноте, не сжигая за собой мосты. Земля круглая, и возможно, спустя какое-то время кандидат окажется именно тем профессионалом, который будет необходим компании.