Не зря говорят, что время – деньги. Вряд ли кому-то захочется тратить этот дефицитный ресурс, приглашая на очное собеседование абсолютного «кота в мешке». Бывает, что в резюме недостаточно информации, а полноценная встреча обычно занимает не менее получаса, чаще всего даже 45-60 минут. Чтобы провести предварительную калибровку, с соискателем проводят интервью по телефону. Перед интервьюером стоит сложная задача: за короткое время необходимо не только составить собственное мнение о собеседнике, но и суметь произвести на него благоприятное впечатление. Выясняем, как подготовиться к телефонному интервью с кандидатом и что следует учесть, чтобы разговор прошел как по нотам.

Какие задачи решает?

Данный формат является одним из вариантов собеседований, используемых в рекрутинге. Короткая переписка или сопроводительное письмо не дают представления о человеке. В итоге приглашения на личную встречу могут получить те, кто не удовлетворяет даже базовым требованиям, а это слишком затратно, особенно при массовом подборе. Главная цель телефонного интервью – провести первичный отсев, прояснив два вопроса: насколько соискателю интересна предлагаемая вакансия и в какой мере он ей соответствует. Задачи короткой телефонной беседы следующие:

• Провести удаленное знакомство, составив первое впечатление о кандидате. Убедиться в адекватности соискателя, оценить его манеру общения. Если человек разговаривает пренебрежительно, пытается язвить или вообще проявляет агрессию, вряд ли возникнет желание приглашать его на дальнейшую встречу.
• Оценить соответствие сведений, указанных в резюме, тому, что рассказывает сам претендент на вакансию. Уточнить, какие задачи он выполнял на прежнем месте работы, соответствуют ли они функционалу, предполагаемому для открытой позиции. Наличие явных расхождений между полученной информацией и текстом резюме может стать «красным флажком» в процессе отбора.
• Создать у соискателя положительное впечатление о работодателе. Рекрутер официально представляет компанию, и от того, как он проведет разговор, может зависеть дальнейшее решение кандидата.

Преимущества и недостатки

Как у любого вида собеседования, у телефонного интервью есть свои плюсы и минусы. К преимуществам можно отнести:

• Хорошая альтернатива предварительной переписке. Работодатель оперативно звонит соискателю сам, ему не придется ждать, пока кандидат ответит на письмо или сообщение. Человек может его не заметить, случайно пропустить. За это время нужного специалиста вполне могут перехватить более расторопные конкуренты.
• Возможность быстро получить недостающую информацию. Рекрутер проясняет для себя все, что его интересует, и сразу же договаривается о дальнейшем взаимодействии.
• Разговор с кандидатом в комфортной для него обстановке. Находясь в естественном и спокойном состоянии, соискатель ощущает себя в безопасности, не воспринимая общение как серьезное собеседование. Это позволяет снизить напряжение и помогает рекрутеру не пропустить хорошего претендента на вакансию.

Из недостатков:

• Отсутствие визуального контакта. Нет возможности оценить язык тела и жесты соискателя, его эмоции.
• Не подходит как метод оценки. Интервью по телефону является способом отсева, по результатам которого принимается одно из двух решений – отказать или пригласить на личную встречу. На этом этапе не стоит делать каких-либо дополнительных выводов о человеке, основываясь на полученной информации.
• Повышенные требования к коммуникативным способностям интервьюера. Для проведения эффективного телефонного собеседования необходимо умение выражать свои мысли четко, кратко и по делу, удерживать внимание кандидата и направлять разговор в нужное русло.

Как подготовиться?

Результативное интервью требует тщательной предварительной работы. Подготовку к нему можно разбить на несколько этапов:

1. Внимательно изучить резюме соискателя – гражданство, образование, опыт работы. Если в компании ведется база кандидатов, стоит проверить, не откликался ли человек ранее на другие вакансии, возможно, у работодателя уже имеется дополнительная информация о нем.
2. Иметь под рукой подробное описание предлагаемой вакансии. Это позволит полнее ответить на вопросы, которые могут возникнуть у соискателя в процессе беседы.
3. Составить план интервью. Можно заранее определить длительность каждого этапа, чтобы успеть задать все интересующие вопросы и не затянуть разговор. Оптимальная продолжительность телефонного собеседования составляет от 10 до 20 минут. Далее оно становится неэффективным, т. к. концентрация внимания снижается, а информация перестает нормально восприниматься.
4. Подготовить список ключевых вопросов. Лучше если они будут стандартными для всех, такой подход ставит каждого из соискателей в одинаковые условия, давая интервьюеру возможность сравнивать ответы. Начинать стоит с фильтрующих вопросов, т. к. при отсутствии у претендента критически важных навыков дальнейшая беседа не имеет смысла. Также стоит сразу выяснить, устраивает ли человека график работы и предлагаемый уровень зарплаты, если работодатель не готов их обсуждать.
5. Составить список для вопросов по резюме. Например, указан вуз, но нет информации о специальности. Или был перерыв в работе, тогда в процессе собеседования стоит уточнить, чем соискатель занимался все это время.

Структура интервью

Приветствие

Не нужно длинных вступлений из серии «вас беспокоят…». Лучше сразу поздороваться, обязательно назвав собеседника по имени, и кратко представиться, назвав себя, компанию и цель звонка. Так сразу будет понятно, что звонит не очередной спамер, предлагающий кредитную карту на отличных условиях или бесплатную услугу в салоне красоты. Далее следует поинтересоваться у соискателя, удобно ли ему сейчас говорить или лучше перезвонить в другое время.

Презентация компании и вакансии

Можно кратко рассказать о том, чем занимается компания, кого она ищет и какие условия готова предложить. Описать функционал вакансии. Лишние сведения не нужны, лучше заранее продумать и озвучить то, что может заинтересовать кандидата. Например, гибкий график или удаленная работа. Если предложение показалось соискателю интересным, можно переходить к следующему пункту плана.

Вопросы (рекрутер + кандидат)

Время телефонного собеседования ограничено, поэтому лучше ограничиться десятком вопросов. Спрашивать нужно о том, что действительно важно для предлагаемой позиции и для уточнения информации в резюме. Вопросы могут касаться:

• места работы в настоящее время (возможно, информация в резюме уже устарела);
• ожиданий по зарплате и от предлагаемой должности;
• квалификации и профессиональных навыков;
• срока выхода на работу;
• места жительства и времени на дорогу до работы.

И не стоит забывать, что нужно запланировать время для встречных вопросов соискателя, чтобы беседа не напоминала допрос.

Завершение разговора

Если соискатель оправдал ожидания и готов продолжить общение, стоит не откладывая, пригласить его на следующее собеседование, уточнив, в каком формате оно будет проходить, а затем письменно продублировать дату, время и адрес проведения. В случае, когда кандидат сам отказался от предложения, стоит попытаться выяснить, что именно его не устроило. Возможно, его возражения получится отработать. Если нет, обратная связь покажет, какие исправления нужно внести в дальнейшие интервью.

Что еще следует учесть?

1. Обязательно вести записи в процессе разговора, отмечая важные факты. Это особенно необходимо, когда приходится проводить несколько телефонных собеседований подряд.
2. Важное правило – говорить меньше, слушать больше. И слушать нужно внимательно, ведь полученная информация повлияет на решение о приглашении кандидата на следующий этап.
3. Не отвлекаться и не терять нить разговора. Стоит выделить определенное время, когда есть возможность заняться исключительно звонками и ничем другим.
4. Не давать собеседнику уводить разговор в сторону, но и не перебивать его без крайней необходимости. Это неуважительно и производит впечатление общения с нетактичным и невнимательным слушателем. Нужно дать соискателю полностью высказать свою мысль.
5. Задавать уточняющие вопросы, возникающие по ходу разговора. Важно получить как можно больше деталей, чтобы составить полноценное мнение о соискателе.
6. Независимо от результата собеседования, важно сообщать кандидату о принятом решении. Иначе это может быть расценено как проявление неуважения и непрофессионализма.

Подведем итоги. Телефонное собеседование дает возможность за ограниченное время получить базовую информацию о кандидатах. Его целью является отсев тех, кто однозначно не соответствует требованиям вакансии. Правильная подготовка, умение внимательно слушать и эффективно «продавать» вакансию поможет не только заполучить релевантных кандидатов, но и создаст положительный HR-бренд компании. Данный метод отбора значительно экономит время как сотрудников HR-подразделения, так и самих претендентов: им не придется ехать на другой конец города только для того, чтобы узнать, что предлагаемая работа абсолютно не соответствует их ожиданиям.

Если у вас нет времени или возможности вникать во все тонкости первичного отбора, поручите это JobHelp. Профессиональные рекрутеры подберут подходящие резюме и проведут обзвон соискателей, предоставив вам только релевантных кандидатов, из которых вы сможете выбрать того самого, «единственного и неповторимого».